Instrukcja kancelaryjna

 

 
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 16/2009
Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy
w Szamotułach
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
INSTRUKACJA KANCELARYJNA
DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W
SZAMOTUŁACH
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
SPIS TREŚCI
                                                                                                                                             str.
Rozdział I. Postanowienie ogólne                                                                                            3
Rozdział II. Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz czynności                                            4
                    kancelaryjne sekretariatu
Rozdział III. Przekazywanie korespondencji dyrektorowi i działom                                          5
Rozdział IV. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji                                                         5
Rozdział V. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw                                            6
Rozdział VI. Załatwianie spraw                                                                                               9
Rozdział VII. Wysyłanie i doręczanie pism                                                                              10
Rozdział VIII. Przechowywanie i przekazywanie akt                                                               11
Rozdział IX. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych                                 13
Rozdział X. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych                                         14
 
Załączniki do instrukcji:
Załącznik nr 1 Wzór pieczęci wpływu                                                                                     15
Załącznik nr 2 Wzór dziennika korespondencji wpływającej                                                   16
Załącznik nr 3 Jednolity rzeczowy wykaz akt                                                                          17
Załącznik nr 4 Wzór spisu spraw                                                                                            38
Załącznik nr 5 Spis zdawczo-odbiorczy akt nr                                                                        39
Załącznik nr 6 Opis teczki aktowej                                                                                         40
 
 
 
  
 
ROZDZIAŁ I
Postanowienia ogólne
§ 1
 
  1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych.
  2. Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności związanych z postępowaniem z aktami i obiegiem dokumentów zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.
  3. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy z zastrzeżeniem ust. 4.
  4. Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się wg instrukcji.
 
§2
 
Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:
1)      Urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Szamotułach;
2)      Dyrektor Urzędu – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy;
3)      kierownik działu – kierownik działu lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie;
4)      dział – dział, referat lub inna komórka organizacyjna;
5)      sekretariat – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej, do którego należy również obsługa organizacyjna Dyrektora Urzędu i jego zastępcy;
6)      sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenie i podjęcia czynności służbowych;
7)      akta sprawy – całą dokumentację (pisma, wywiady, wnioski, notatki, dokumenty, plany, formularze, rysunki, fotokopie itp.), zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;
8)      korespondencja – każde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez Urząd;
9)      aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy;
10) przesyłka – pisma (dokumentny) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleksy, telenoty i telefaksy;
11) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub całości z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, ksiązki, itp.);
12) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych;
13) pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.;
14) spis spraw – formularze służące do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie;
15) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny;
16) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw;
17) teczka aktowa (spraw) – teczka wiązana, skoroszyt, segregator, itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawy ostatecznie załatwionych,  objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;
18) nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp.;
19) czystopis – tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej wersji przygotowanej do podpisu przez pracownika.
 
§3
 
Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z pźn.. zm.).
 
§4
 
  1. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:
1)      przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek;
2)      prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej;
3)      sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie;
4)      wysyłanie korespondencji oraz przesyłek;
5)      przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej;
6)      udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych działów lub stanowisk pracy.
  1. Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują:
1)      sekretariat;
2)      pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie danej sprawy;
3)      pracownicy sporządzający czystopisy.
 
ROZDZIAŁ II
Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz czynności kancelaryjne sekretariatu
 
§5
 
  1. Korespondencję przyjmuje sekretariat Urzędu, rejestrując ją w dzienniku korespondencji wpływającej lub systemie informatycznym. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1, a dziennika korespondencji wpływającej określa załącznik nr 2.
  2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sekretariatu sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
  3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem adresowanych imiennie, które przekazuje adresatowi.
  4. Po otwarciu koperty sprawdza się:
1)      czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;
2)      czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.
  1. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
  2. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:
1)      zastrzeżonych, wartościowych, poleconych, ekspresowych za dowodem doręczenia;
2)      dla których istotna jest data nadania (stempel pocztowy), np. skarga, odwołanie, zwolnień lekarskich itp.;
3)      w których brak nadawcy lub daty pisma;
4)      mylnie skierowanych;
5)      załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;
6)      w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.
  1. Potwierdzenia otrzymania pisma, pracownik sekretariatu wydaje na żądanie składającego pismo.
  2. Korespondencję mylnie dostarczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego bądź postanowieniem przekazuje jednostce właściwej.
  3. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 – 8, pracownik sekretariatu segreguje wypływającą korespondencje wg jej treści i bezzwłocznie za pokwitowaniem przekazuje poszczególnym działom urzędu, imiennym adresatom, a pozostałą korespondencje Dyrektorowi Urzędu lub Zastępcy, a następnie zgodnie z dyspozycją Dyrektora (Zastępcy) przekazuje za pokwitowaniem do załatwienia.
  4. Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
  5. Obieg akt odbywa się bez pokwitowania za pośrednictwem swoich pracowników. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co, do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.
 
ROZDZIAŁ III
Przekazywanie korespondencji Dyrektorowi i działom Urzędu
 
§6
  1. Pracownik sekretariatu przekazuje Dyrektorowi Urzędu każdy rodzaj korespondencji, a w szczególności n/w korespondencję:
1)      adresowaną do Dyrektora Urzędu;
2)      dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym;
3)      od organów naczelnych i centralnych, Wojewody, Marszałka Województwa, Wójta, Burmistrza, Starosty, Przewodniczącego Powiatowej Rady Zatrudnienia;
4)      dotyczące organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Urzędu;
5)      skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu lub jego pracowników;
6)      protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontrolne zewnętrzne jak i wewnętrzne.
 
  1. Kierownikom działów Urzędu, sekretariat przekazuje korespondencję:
1)      imienną do nich adresowaną;
2)      dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności wynikających z regulaminu organizacyjnego Urzędu.
 
 
RODZIAŁ IV
Przeglądanie i przydzielanie korespondencji
 
§7
 
  1. Dyrektor Urzędu przeglądając korespondencje:
1)      decyduje, którą korespondencję załatwia sam;
2)      przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez Zastępcę, kierowników działów lub pracowników (stanowiska pracy).
  1. Kierownik działu przeglądając korespondencję:
1)      decyduje, którą korespondencję załatwia sam;
2)      przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników.
 
  1. Na przeglądanej korespondencji do załatwienia przez działy Urzędu bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:
1)      sposobu załatwienia sprawy;
2)      terminu załatwienia sprawy;
3)      aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.
 
  1. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych działów bądź pracowników, przekazuje się ją działowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
  2. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować skróty (np. D, ZD, GK, DO , o których mowa w regulaminie organizacyjnym Urzędu).
 
ROZDZIAŁ V
System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw
 
§8
 
  1. W urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
  2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje ona wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategoria archiwalną. Wykaz ten służby do oznaczenia rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
  3. Jednolity rzeczowy wykaz akt dla urzędu określa załącznik nr 3.
  4. Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala Dyrektor Urzędu zarządzeniem w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
  5. W uzasadnionych przypadkach może rozbudować jednolity wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. Uzupełnienie jednolitego rzeczowego wykazu akt dokonuje się zgodnie §8 ust. 4.
  6. Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt:
1)      wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonymi symbolami od 0 do 9;
2)      w ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe), oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000-999, a w ramach trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000-9999;
3)      klasy końcowe w poszczególnych jednostkach tematycznych, w grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznie (rzeczowo) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie;
4)      akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych (działów) będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać ją będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej;
5)      oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt;
6)      w urzędzie występuje dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt;
7)      do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentacje manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt Urzędu, lecz w porozumieniu z tą składnicą, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
 
§9
 
  1. Dla każdej końcowej w podziale klasyfikacji pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenia daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
  2. Spis spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenia teczki przez okres dłuższy niż jeden rok.
  3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź też w układzie numerowym.
  4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, literowy symbol komórki organizacyjnej, kolejny numer pod którym podteczki wpisano w spisie spraw, kolejny numer pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie cyfry roku (np. PUP-ZD-1200-8-2/04).
§10
 
  1. Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
  2. Sprawę (pismo) rejestruje się z zewnątrz lub z wewnątrz Urzędu na formularzu spisu spraw określonego jako załącznik nr 4.
  3. Sekretariat lub pracownicy po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wcześniej rozpatrywanej lub wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruj jako nową sprawę. W obu wypadkach pracownik wpisuje znak w lewym, górnym rogu dokumentu.
 
§11
 
  1. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak.
  2. Znak sprawy zawiera:
1)      symbol literowy  Urzędu;
2)      symbol literowy komórki organizacyjnej;
3)      symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4)      liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie lub rejestrze;
5)      dwie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.
  1. Poszczególne elementu znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. PUP-ZD-1200-8/04, gdzie PUP – oznacza symbol Urzędu, ZD – symbol literowy komórki organizacyjnej, 1200 – oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 8 – oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 04 – dwie cyfry roku.
  2. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku, załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 5, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
  3. W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku.
 
§12
 
  1. Rejestracji nie podlegają:
1)      publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.);
2)      potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;
3)      zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;
4)      zwolnienia lekarskie, zaświadczenia o przebywaniu na leczeniu.
 
  1. Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt.
 
§13
  1. W urzędzie  prowadzone są następujące centralne rejestry:
            1) rejestr uchwał organów samorządu powiatowego;
2) rejestr skarg i wniosków;
3) rejestr aktów wewnętrznych;
4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.
 
  1. Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1  dozwolone jest za zgodą Dyrektora Urzędu.
 
 
 
 
 
 
 
ROZDZIAŁ VI
Załatwianie sprawy
 
§15
 
Z rozmów przeprowadzonych z klientami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.
 
§16
 
  1. Sprawy są załatwiane wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
  2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zakończeniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Pracownik sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu, pracownik dołącza do niego załącznik i wraz z kopią  pisma przekazuje czystopis pracownikowi zajmującemu się wysyłaniem korespondencji. Jeżeli kopię pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub, gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi.
  3. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisu.
 
§17
 
  1. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:
1)      nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;
2)      znak sprawy;
3)      powołanie się na znak i datę pism, którego odpowiedź dotyczy;
4)      datę odpisania pism przez osobę upoważnioną;
5)      określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;
6)      treść pisma;
7)      podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).
  1. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:
1)      parafę pracownika i datę sporządzenia pisma;
2)      termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma.
  1. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:
1)      nad adresem – wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu; „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, „poufne”, itp.;
2)      pod treścią załatwienia arkusza liczbę przesyłanych załączników (załączników …) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawnym górnym rogu kolejny numer załącznika (załącznik nr … do pisma …);
3)      adres tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z klauzulą: „otrzymują do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma;
4)      pod treścią pisma – termin wyznaczony do załatwienia sprawy (termin do dnia …). Określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych (nadzorowanych), dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy: po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy;
5)      ewentualne wskazówki dla sekretariatu.
  1. Przy załatwieniu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.
 
§18
 
Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.
 
§19
 
Zakres kompetencji Dyrektora, Zastępcy, kierowników działów w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa Regulamin organizacyjny urzędu.
 
ROZDZIAŁ VII
Wysyłanie i doręczanie pism
 
§20
 
  1. Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego;
1)      przesyłką listową;
2)      faksem;
3)      na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową;
4)      pocztą elektroniczną.
 
  1. Pisma przeznaczone do wysłania, pracownik zajmujący się wysyłaniem korespondencji;
1)      sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi do uzupełnienia;
2)      stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania;
3)      zwraca pracownikowi kopię wysłanych pism;
4)      wpisuje listy polecone do książki pocztowej;
5)      do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, dołącza wypełniony przez pracownika sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.
 
  1. Dla pism otrzymanych do wysyłki, sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawnym dolnym rogu zamieszcza adres odbiorcy składający się z:
1)      imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji;
2)      nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numeru nieruchomości.
  1. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
  2. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet itp.).
Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma tyć wysłane jako przesyłka zwykła.
 
§21
 
Przy doręczeniu niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatowi, adresat potwierdza odbiór pisma pieczęcią wpływu na kopii lub kserokopii pisma przewodniego. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks postępowania administracyjnego oraz inne przepisy proceduralne.
 
ROZDZIAŁ VIII
Przechowywanie i przekazywanie akt
 
§22
 
  1. W razie konieczności przekazywania akt sprawy innemu pracownikowi stosuje się protokół zdawczo – odbiorczy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5.
  2. Protokół, o którym mowa w ust. 1 sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta (jako dowód przekazania), a drugi włącza się do akt sprawy. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku nanosi się w spisach spraw lub rejestru stosowane adnotacje.
 
 
 
§23
 
  1. Akta sprawy przechowuje się w działach Urzędu i w składnicy akt Urzędu.
  2. W działach Urzędu przechowuje się akta spraw załatwionych w ciągu roku kalendarzowego – przed przekazaniem ich do składnicy akt.
  3. Akta spaw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
  4. przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 5, po szczegółowym przeglądzie akt przez pracowników.
      Akta przejmowane przez składnicę akt winny być uporządkowane przez komórkę     organizacyjną, w której powstały.
      Przez uporządkowanie akt rozumie się:
1)      takie ułożenie akt wewnątrz teczki, by sprawy następowały po sobie wg liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę;
2)      wyłącznie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kat. Bc;
3)      ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów, itp. Wg haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt;
4)      odłożenie do teczek spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych;
5)      opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie;
      • na środku u góry – pełnej nazwy Urzędu i komórki organizacyjnej,
      • w lewym górnym rogu – znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt,
      • w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej akt oraz okresu ich przechowywania,
      • na środku teczki tytułu – hasła z rzeczowego wykazu akt, rozwiniętego o rodzaj dokumentacji,
      • pod tytułem – skrajnych dat akt tzn. rocznych dat najwcześniej i najpóźniej wytworzonych dokumentów jakie znajdują się w teczce oraz numeru tomu, jeżeli teczka została podzielona na tomy,
      • w lewym dolnym rogu – liczby porządkowej, pod którą teczką została wpisana w spisie zdawczo-odbiorczym;
6)      usunięcie części metalowych oraz wtórników pism.
  1. Spisy zdawczo-dobiorcze sporządza się dla dokumentacji niearchiwalnej (kat.B) w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt.
  2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy komórek organizacyjnych przekazujących akta, w kolejności teczek wg wykazu akt.
  3. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta i pracownik składnicy akt.
  4. Do akt przekazywanych do składnicy akt Urzędu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
  5. Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje się im numery bieżące wzór stanowi załącznik nr 1 w Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.
  6. Pracownik prowadzący składnicę akt może odmówić przyjęcia akt w następujących przypadkach:
1)      jeżeli stwierdzi, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami;
2)      jeżeli stwierdzi, że w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy i niedokładności;
3)      jeżeli opis teczki jest niezgodny z rzeczowym wykazem akt.
  1. O powodach nie przyjęcia akt pracownik składnicy akt zawiadamia swojego bezpośredniego przełożonego podając przyczyny decyzji.
  2. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 6.
  3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą potrzebne.
  4. Zasady działania składnicy akt oraz szczegółowe zasady postępowania z aktami spraw określa Dyrektor Urzędu zarządzeniem – w porozumieniu z archiwum państwowym.
 
 
 
 
 
 
 
ROZDZIAŁ IX
Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych
 
§24
 
Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Urzędzie pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia wykonawcze.
 
§25
 
Zaleca się wykorzystywanie informatyki w celu:
1)      przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej;
2)      przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz urzędowych pocztą elektroniczną;
3)      udostępnienia upoważnionym pracownikom:
a)      zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:
·        edytorów tekstów,
·        arkuszy kalkulacyjnych,
·        oprogramowania antywirusowego,
b)      utworzonych w Urzędzie baz danych, a w szczególności:
·        baz danych o bezrobotnych i poszukujących pracy zarejestrowanych w Urzędzie,
·        baz danych statystycznych,
·        baz adresowych,
4)      tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów;
5)      umieszczania na stronie internetowej Urzędu i stronie Biuletyny Informacji Publicznej stale aktualizowanych informacji i Urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach, itp.
 
§26
 
  1. Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:
1)      ustalenie dostępu wyłącznie upoważnionym pracownikom;
2)      odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych;
3)      używanie przez pracowników urzędu wyłącznie legalnego oprogramowania.
 
  1. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:
1)      system haseł identyfikujących pracowników;
2)      system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.
  1. Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:
1)      przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:
a)      operacyjnego,
b)      narzędziowego,
c)      aplikacyjnego;
2)      archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerowych na nośnikach informatycznych, przechowywanych w innym pomieszczeniu;
3)      archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.
  1. Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w Urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi, przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk niepodłączonych do sieci informatycznej Urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
  2. Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych typu Internet na każdym stanowisku komputerowym jest możliwe wyłącznie zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora PUP w Szamotułach.
  3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować odrębne przepisy o ochronie danych osobowych.
 
ROZDZIAŁ X
Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych
 
§27
 
  1. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych należy do Dyrektora Urzędu.
  2. Obowiązki kierownika działu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników działu i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu:
a)      prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek;
b)      prawidłowości załatwiania spraw;
c)      terminowości załatwiania spraw,
d)      prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcja;
e)      prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 19;
f)        terminowości przekazywania akt do składnicy akt.
  1. Do obowiązków kierownika działu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników działu w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 1
 
 
 
 
 
WZÓR PIECZĘCI WPŁYWU
 
 
 

 
Powiatowy Urząd Pracy
w Szamotułach
 
data wpływu
 
Nr ……………………….
L.załączników …………….
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 2
 
 
 
WZÓR DZIENNIKA KORESPONDENCJI
 
 

Nr kolejny
Data otrzymania korespondencji
Nr
Data
Od kogo
Treść otrzymanej korespondencji
Znak referenta
Data wysłanej korespondencji
Do kogo
Treść wysłanej korespondencji
Nr korespondencji uprzedniej
Nr odpowiedzi na korespondencje wysłaną
Nr akt
uwagi
Otrzymanej korespondencji
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 3
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY
W SZAMOTUŁACH
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Szamotuły, 2010 roku
 
 
Tytuł klasy pierwszego i drugiego rzędu
 
0       Zarządzenie
   0 – Organy jednoosobowe i kolegialne
   1- Organizacja i zarządzanie
   2- Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość, statystyka
   3- Informatyzacja
   4- Obsługa prawna
   5- Skargi i wnioski
   6- Wydawnictwa i publikacje, popularyzacja
   7- Współdziałanie i kontakty
   8- Biurowość, składnica akt
  9- Kontrole
 
1      Kadry
 
10- Zasady pracy i płac, ewidencja osobowa
11- Zatrudnienie i wynagrodzenie
12- Szkolenie pracowników
13- Dyscyplina pracy, urlopy, kary
14- Sprawy socjalno-bytowe pracowników
15- Emerytury, renty, ubezpieczenia
16- Bezpieczeństwo i higiena pracy
 
2      Środki rzeczowe, bezpieczeństwo,
 
20- Administracja nieruchomościami
21- Gospodarka środkami ruchomymi
22-Inwestcje i remonty
23- Informacje niejawne
24- Ochrona danych osobowych
25- Sprawy obrony, obrona cywilna
26- Łączność
 
 
3       Obsługa finansowo-księgowa
 
30- Planowanie i wykonanie budżetu
31- Rachunkowość, księgowość
32- Sprawy finansowo-księgowe funduszy celowych
33- Zamówienia publiczne, przetargi, oferty
 
4        Przeciwdziałanie bezrobociu
 
40- Przepisy prawne dotyczące przeciwdziałaniu bezrobociu
41- Powiatowe urzędy pracy
42- Współdziałanie z powiatowymi radami zatrudnienia i innymi organizacjami
43- Aktywizacja lokalnego rynku pracy
44- Instrumenty Rynku Pracy
45-Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
46- Ewidencja i świadczenia bezrobotnych i poszukujących pracy
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
OBJAŚNIENIA
ü      Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.
ü      Do dokumentacji oznaczonej symbolem „BC” zalicza się dokumentacje manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.
ü      Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE”, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.
 
 
 

Symbole klasyfikacyjne
Hasła klasyfikacyjne
Kategoria archiwalna
Uwagi
W komórce macierzystej
W innych komórkach
1
2
3
4
5
6
7
8
0
 
 
 
Zarządzanie
 
 
 
 
00
 
 
Organy jednoosobowe i kolegialne
 
 
 
 
 
000
 
Narady, konferencje
 
 
 
 
 
 
0000
Narady pracowników własnej jednostki
B10
Bc
Protokoły, notatki
 
 
 
0001
Udział w obcych naradach
B10
Bc
Własne wystąpienia, sprawozdania
 
01
 
 
Organizacja i zarządzenia
 
 
 
 
 
010
 
Postawy prawne działalności PUP
 
 
 
 
 
 
0100
Statuty i regulaminy organizacyjne
B25
Bc
 
 
 
 
0101
Regulaminy wewnętrzne
B25
Bc
 
 
 
 
0102
Rejestry wydanych pełnomocnictw i upoważnień
B10
Bc
 
 
 
 
0103
Pełnomocnictwa i upoważnienia pracowników do załatwiania spraw
B10
Bc
Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia
 
02
 
 
Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość, statystyka
 
 
 
 
 
020
 
Planowanie i prognozowanie
 
 
 
 
 
 
0200
Plany roczne, prognozy
B25
Bc
 
 
 
 
0201
Plany okresowe
B5
Bc
 
 
 
021
 
Sprawozdawczość
 
 
 
 
 
 
0210
Sprawozdania okresowe własne
B5
Bc
Roczne lub długookresowe, pozostałe – kat.B-5
 
 
 
0211
Materiały pomocnicze
B5
Bc
 
 
 
022
 
Statystyka
 
 
 
 
 
 
0220
Statystyka opracowania okresowe i końcowe własne
B25
Bc
 
 
 
 
0221
Statystyka opracowania innych jednostek
B10
Bc
 
 
 
023
 
Analizy
 
 
 
 
 
 
0230
Analizy własne
B25
Bc
 
 
03
 
 
Informatyzacja
 
 
 
 
 
030
 
Wdrażanie systemów informatycznych
 
 
 
 
 
 
0300
Licencje na oprogramowania
B25
Bc
Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej
 
 
031
 
Eksploatacja systemów informatycznych
 
 
 
 
 
 
0310
Instrukcje eksploatacyjne
B10
Bc
Instrukcje dotyczące systemów infom., systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych
 
 
 
0311
Zbiory informacji
B10
Bc
 
 
 
 
0312
Zabezpieczenia eksploatacji systemów
B5
Bc
Dokumentacja konserwacji sprzętu
 
 
 
0313
Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego
B5
Bc
 
 
 
 
0314
Wspomaganie użytkowników systemów
B5
Bc
Materiały pomocnicze, konsultacje, szkolenia.
 
 
032
 
Zakup sprzętu komputerowego
 
 
 
 
 
 
0320
Zamawianie i dostawa sprzętu komputerowego i usług informatycznych
B5
Bc
Oferty, zlecenia, umowy, protokoły odbioru, korespondencja.
 
 
 
0321
Konserwacja, naprawa i utylizacja sprzętu komputerowego
B10
Bc
 
 
04
 
 
Obsługa prawna
 
 
 
 
 
040
 
Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej
B10
Bc
 
 
 
041
 
Prowadzenie spraw sądowych
 
 
 
 
 
 
0410
Rejestr spraw sądowych
B10
Bc
Cywilnych, karnych, pracy itp.
 
 
 
0411
Sprawy sądowe
B10
Bc
 
 
 
042
 
Opiniowanie aktów prawnych
 
 
 
 
 
 
0420
Projekty zarządzeń dyrektora
B3
Bc
 
 
 
 
0421
Projekty uchwał Powiatowej Rady Zatrudnienia
B3
Bc
 
 
 
 
0422
Zarządzenia dyrektora PUP
B25
Bc
 
 
 
043
 
Opinie prawne
 
 
 
 
 
 
0430
Opinie prawne dla komórek organizacyjnych własnej jednostki
B5
Bc
 
 
 
 
0431
Inne opinie prawne
B5
Bc
 
 
 
044
 
Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
 
 
 
 
 
 
0440
Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych
B5
Bc
 
 
05
 
 
Skargi i wnioski
 
 
 
 
 
050
 
Rejestr skarg i wniosków
B25
Bc
 
 
 
051
 
Rozpatrywanie skarg i wniosków
B25
Bc
 
 
 
052
 
Skargi i wnioski przekazane według właściwości załatwiania
B3
Bc
 
 
 
053
 
Analizy skarg i wniosków
B25
Bc
 
 
06
 
 
Wydawnictwa i publikacje, popularyzacja
 
 
 
 
 
060
 
Wydawnictwa
 
 
 
 
 
 
0600
Zbiory zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności Urzędu
B25
Bc
Teksty artykułów prasowych, wycinki prasowe
 
 
061
 
Dzienniki , czasopisma, ogłoszenia
 
 
 
 
 
 
0610
Prenumerata dzienników i czasopism
B2
Bc
 
 
 
 
0611
Ogłoszenia i obwieszczenia własne związane z Europejskimi Funduszami Struktualrnymi
B25
Bc
 
 
 
 
0612
Ogłoszenia i obwieszczenia własne
B3
Bc
 
 
07
 
 
Współdziałanie i kontakty
 
 
 
 
 
070
 
Współdziałanie z urzędami
 
 
 
 
 
 
0700
Współpraca z urzędami pracy
B5
Bc
 
 
 
 
0701
Współpraca między komórkami organizacyjnymi PUP
B5
Bc
 
 
 
071
 
Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami
 
 
 
 
 
 
0710
Współpraca z ministerstwami i urzędami
B25
Bc
Tylko dokumentacja merytoryczna, pozostała – kat.B-5
 
 
 
0711
Współdziałanie z organami samorządu terytorialnego
B5
Bc
 
 
 
 
0712
Współdziałanie z innymi instytucjami i organizacjami
B5
Bc
 
 
 
 
0713
Współpraca z powiatowymi jednostkami samorządowymi
B5
Bc
 
 
 
 
0714
Reprezentacja
B2
Bc
Zaproszenia, życzenia
 
08
 
 
Biurowość, składnica akt
 
 
 
 
 
080
 
Instrukcje, rejestry
 
 
 
 
 
 
0800
Instrukcja kancelaryjna
B25
Bc
 
 
 
 
0801
Rzeczowy wykaz akt
B25
Bc
 
 
 
 
0802
Instrukcja archiwalna
B25
Bc
 
 
 
 
0803
Rejestry kancelaryjne, dzienniki kancelaryjne
B5
Bc
 
 
 
081
 
Składnica akt
 
 
 
 
 
 
0810
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
B25
Bc
 
 
 
 
0811
Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazanych do składnicy akt
B25
Bc
 
 
 
 
0812
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania
B25
Bc
 
 
 
 
0813
Wypożyczanie akt ze składnicy akt
B2
Bc
 
 
 
 
0814
Zagubienie bądź utrata akt
B25
Bc
Postępowanie wyjaśniające, protokoły
 
 
082
 
Biblioteka urzędowa
 
 
 
 
 
 
0820
Ewidencja zasobów bibliotecznych
B50
Bc
Rejestr
 
 
 
0821
Zakup książek i innych wydawnictw
B2
Bc
 
 
 
 
0822
Katalogi, prospekty
B3
Bc
Obce
 
 
 
0823
Ewidencja wypożyczeń zbiorów
B5
Bc
 
 
 
 
0824
Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności
B3
Bc
 
 
 
083
 
Formularze i druki
 
 
 
 
 
 
0830
Wzory formularzy i druków
B25
Bc
 
 
 
 
0831
Gospodarka formularzami i drukami
B3
Bc
 
 
 
 
0832
Druki ścisłego rozliczania i powszechnego użytku
B5
Bc
 
 
 
084
 
Godła, pieczęcie, tablice ogłoszeń
 
 
 
 
 
 
0840
Odciski pieczęci urzędowych - ewidencja
B25
Bc
 
 
 
 
0841
Zamawianie pieczęci, stempli, likwidacja
B10
Bc
 
 
 
085
 
Opłaty pocztowe i telefoniczne
 
 
 
 
 
 
0850
Tabele opłat
B5
Bc
 
 
 
 
0851
Opłaty
B5
Bc
Pocztowe książki nadawcze
 
09
 
 
Kontrole
 
 
 
 
 
090
 
Plany kontroli
B5
Bc
 
 
 
091
 
Kontrole zewnętrzne przeprowadzone przez PUP
B25
Bc
Dotyczy kontroli kompleksowych i problemowych.
Pozostałe B5.
Także plany kontroli, protokoły i sprawozdania, informacje o realizacji zaleceń, każda kontrola stanowi odrębną sprawę
 
 
092
 
Kontrole wewnętrzne
B5
Bc
 
1
 
 
 
Kadry
 
 
 
 
10
 
 
Zasady pracy i płac, ewidencja osobowa
 
 
 
 
 
100
 
Przepisy dotyczące pracy, płac oraz spraw osobistych
B25
Bc
Zewnętrzne
 
 
101
 
Prace, płace
 
 
 
 
 
 
1010
Regulamin pracy
B25
Bc
 
 
 
 
1011
Regulamin wynagrodzenia
B25
Bc
 
 
 
 
1012
Zasady wynagrodzenia i premiowania
B25
Bc
 
 
 
102
 
Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
 
 
 
 
 
 
1020
Akta osobowe pracowników
B50
Bc
 
 
 
 
1021
Pomoce ewidencyjne do akt osobowych
B50
Bc
 
 
 
 
1022
Legitymacje służbowe
B5
Bc
 
 
 
 
1023
Sprawy wojskowe pracowników
B5
Bc
 
 
 
 
1024
Świadectwa pracy, zaświadczenia
B5
Bc
 
 
11
 
 
Zatrudnienie i wynagrodzenie
 
 
 
 
 
110
 
Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia
B10
Bc
 
 
 
111
 
Zatrudnianie i zwalnianie pracowników
 
 
 
 
 
 
1110
Zapotrzebowanie i nabór pracowników
B2
Bc
 
 
 
 
1111
Zatrudnianie pracowników
B2
Bc
 
 
 
 
1112
Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych
B2
Bc
 
 
 
 
1113
Praktyki, staże, przygotowania zawodowe
B5
Bc
 
 
 
 
1114
Wykazy etapów, plany rozmieszczania pracowników
B25
Bc
 
 
 
 
1115
Przeglądy kadrowe
B5
Bc
 
 
 
 
1116
Zakres czynności
B5
Bc
 
 
 
 
1117
Korespondencja w sprawach pracowniczych
B5
Bc
 
 
 
112
 
Nagradzanie i awansowanie pracowników
 
 
 
 
 
 
1120
Nagradzanie pracowników
B2
Bc
 
 
 
 
1121
Dodatki do wynagrodzeń
B5
Bc
 
 
 
 
1122
Awansowanie pracowników
B2
Bc
 
 
 
 
1123
Nagrody jubileuszowe
B2
Bc
Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych – klasa 1020
 
 
 
1124
Dyplomy, listy, podziękowania
B5
Bc
 
 
 
 
1125
Opinie o pracownikach
B5
Bc
 
 
 
 
1126
Ocena pracowników
B5
Bc
 
 
 
 
1127
Zawiadamianie pracownika zgodnie z przepisami kp
B5
Bc
 
 
 
113
 
Prace dodatkowe pracowników
 
 
 
 
 
 
1130
Zezwolenia na wykonywanie prac dodatkowych
B5
Bc
Prace zlecone
 
 
 
1131
Umowy cywilnoprawne
B5
Bc
 
 
12
 
 
Szkolenie pracowników
 
 
Zewnętrzne
 
 
120
 
Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników
B10
Bc
 
 
 
121
 
Formy i metody
 
 
 
 
 
 
1210
Kursy
B3
Bc
 
 
 
 
1211
Sympozja, kursokonferencje
B3
Bc
Umowy
 
 
 
1212
Samokształcenie, dokształcenie
B3
Bc
 
 
 
 
1213
Zgłoszenia na szkolenia
B5
Bc
 
 
 
 
1214
Oferty szkoleniowe pracowników PUP
Bc
Bc
 
 
13
 
 
Dyscyplina pracy, urlopy, kary
 
 
Zewnętrzne
 
 
130
 
Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników
B10
Bc
 
 
 
131
 
Dyscyplina pracy
 
 
 
 
 
 
1310
Listy obecności pracowników
Bc
Bc
 
 
 
 
1311
Absencja chorobowa
B5
Bc
 
 
 
 
1312
Książki wyjść poza Urząd
B3
Bc
 
 
 
 
1313
Ewidencja delegacji służbowych
Bc
Bc
 
 
 
 
1314
Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej
B3
Bc
 
 
 
 
1315
Analizy efektywnego czasu pracy
B25
Bc
 
 
 
132
 
Urlopy pracownicze
 
 
 
 
 
 
1320
Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników
B3
Bc
 
 
 
 
1321
Urlopy okolicznościowe
B3
Bc
 
 
 
 
1322
Urlopy macierzyńskie i wychowawcze
B3
Bc
 
 
 
 
1323
Urlopy bezpłatne
B3
Bc
 
 
 
133
 
Kary porządkowe i dyscyplinarne
 
 
 
 
 
 
1330
Upomnienia, nagany
Bc
Bc
 
 
 
 
1331
Postępowanie dyscyplinarne
B5
Bc
 
 
 
 
1332
Zaciernie nałożonych kar
B5
Bc
 
 
 
 
1333
Zawieszanie pracowników w czynnościach
B5
Bc
 
 
 
14
 
 
Sprawy socjalno-bytowe
 
 
 
 
 
140
 
Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych
B10
Bc
Wnioski, umowy o pożyczki mieszkaniowe
 
 
141
 
Pożyczki mieszkaniowe
B5
Bc
 
 
 
142
 
Pomoc socjalna
 
 
 
 
 
 
1420
Pomoc rzeczowa i socjalna
B5
Bc
 
 
 
 
1421
Opieka nad emerytami i rencistami
B3
Bc
 
 
 
 
1422
Wczasy lecznicze, sanatoria
B5
Bc
 
 
 
 
1423
Wczasy, wycieczki pracownicze i rodzinne
B5
Bc
 
 
 
 
1424
Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży
B5
Bc
 
 
 
 
1425
Imprezy sportowe dla pracowników
B2
Bc
 
 
 
 
1426
Imprezy kulturalno-oświatowe
B2
Bc
 
 
15
 
 
Emerytury, renty, ubezpieczenia
 
 
Zewnętrzne
 
 
150
 
Przepisy prawne
B10
Bc
 
 
 
151
 
Emerytury i renty, ubezpieczenia
 
 
 
 
 
 
1510
Ewidencja emerytów i rencistów
B10
Bc
 
 
 
 
1511
Wnioski o emerytury pracowników
B3
Bc
 
 
 
 
1512
Wnioski o renty inwalidzkie pracowników
B3
Bc
 
 
 
 
1513
Kapitał początkowy
B5
Bc
Kopie zaświadczeń odkłada się do akt osobowych
 
 
152
 
Ubezpieczenia społeczne
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1520
Składki ubezpieczenia społecznego
B5
Bc
 
 
 
 
1521
Zbiorowe ubezpieczenia pracowników
B10
Bc
 
 
 
 
1522
Legitymacje ubezpieczeniowe
B5
Bc
 
 
16
 
 
Bezpieczeństwo i higiena pracy
 
 
Zewnętrzne
 
 
160
 
Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy
B25
Bc
 
 
 
161
 
Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
 
 
 
 
 
 
1610
Przeglądy i kontrole stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie
B3
Bc
 
 
 
 
1611
Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy
B5
Bc
 
 
 
162
 
Środki ochronne
 
 
 
 
 
 
1620
Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej
B3
Bc
 
 
 
 
1621
Urządzenia ochronne i sanitarne
B3
Bc
 
 
 
 
!622
Środki do utrzymania czystości
B3
Bc
 
 
 
163
 
Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe
 
 
 
 
 
 
1630
Wypadki przy pracy i w drodze do pracy
B10
Bc
Wypadki zbiorowe, śmiertelne i powodujące inwalidztwo B25
 
 
 
1631
Analizy i oceny wypadkowości
B25
Bc
Korespondencja, ewidencja badań lekarskich
 
 
 
1632
Badania okresowe pracowników
B5
Bc
 
 
 
 
1633
Profilaktyka zapobiegania wypadkom
B5
Bc
 
2
 
 
 
Środki rzeczowe, bezpieczeństwo i łączność
 
 
 
 
20
 
 
Administracja nieruchomościami
 
 
 
 
 
200
 
Utrzymanie lokali
 
 
 
 
 
 
2000
Utrzymanie czystości
B2
Bc
 
 
 
 
2001
Ogrzewanie lokali i pomieszczeń
B2
Bc
 
 
 
 
2002
Oświetlenie
B2
Bc
 
 
 
201
 
Ochrona obiektów i mienia
 
 
 
 
 
 
2010
Ochrona przeciwpożarowa lokali własnych
B5
Bc
 
 
 
 
2011
Ochrona obiektów i mienia własnego
B5
Bc
 
 
 
 
2012
Ubezpieczenia mienia
B10
Bc
 
 
21
 
 
Gospodarka środkami ruchomymi
 
 
 
 
 
210
 
Użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych
 
 
 
 
 
 
2100
Źródła zaopatrzenia, dostawcy
B5
Bc
 
 
 
 
2101
Ewidencja środków trwałych
B25
Bc
 
 
 
 
2102
Ewidencja pozostałych środków trwałych
B25
Bc
 
 
 
 
2103
Ewidencja ilościowa
B25
Bc
 
 
 
 
2104
Likwidacja środków trwałych
B5
Bc
 
 
 
 
2105
Likwidacja pozostałych środków trwałych
B5
Bc
 
 
 
 
2106
Likwidacja ewidencji ilościowej, kasacja i upłynnianie
B5
Bc
 
 
 
 
2107
Opłaty i czynsze za lokal
B5
Bc
 
 
 
 
2108
Zaopatrzenia, zamówienia, przydziały
B3
Bc
 
 
 
 
2109
Konserwacja i remonty
B3
Bc
 
 
 
211
 
Gospodarka materiałowa i narzędziowa
 
 
 
 
 
 
2110
Ewidencja materiałów i narzędzi
B10
Bc
 
 
 
 
2111
Magazynowanie materiałów i narzędzi
B10
Bc
 
 
 
 
2112
Rozliczanie zużycia materiałów
B5
Bc
 
 
 
 
2113
Gospodarka odpadami
B2
Bc
tonery
 
 
 
2114
Karty gwarancyjne
B5
Bc
 
 
 
212
 
Inwentaryzacja
 
 
 
 
 
 
2120
Formularze inwentaryzacyjne
B10
Bc
 
 
 
 
2121
Komisje inwentaryzacyjne
B10
Bc
Składy komisji
 
 
 
2122
Wycena i przecena
B10
Bc
 
 
22
 
 
Inwestycje i remonty
 
 
 
 
 
220
 
Remonty bieżące
 
 
 
 
 
 
2200
Zapotrzebowanie na remonty bieżące
B3
Bc
 
 
 
 
2201
Dokumentacja ogólna dotycząca spraw remontów
B3
Bc
 
 
 
 
2202
Wykonawstwo remontów bieżących-umowy zlecenia
B5
Bc
 
 
 
 
2203
Zaopatrzenie materiałowe
B5
Bc
 
 
 
 
2204
Protokoły odbioru, rozliczenia
B5
Bc
 
 
23
 
 
Informacja niejawna
 
 
 
 
 
230
 
Ochrona informacji niejawnych
B5
Bc
 
 
24
 
 
Ochrona danych osobowych
 
 
 
 
 
240
 
Polityka bezpieczeństwa
B25
Bc
 
 
 
241
 
Kontrola wewnętrzna, audyt zewnętrzny
B25
Bc
 
 
 
242
 
Naruszenie ochrony danych osobowych
B50
Bc
Postępowanie wyjaśniające, protokoły
 
 
243
 
Udostępnianie danych osobowych
B50
Bc
Udostępnianie innym jednostkom
 
 
244
 
Rejestr upoważnień dostępu do danych osobowych
B50
Bc
 
 
25
 
 
Sprawa obrony, obrona cywilna
 
 
 
 
 
250
 
Przepisy prawne dotyczące spraw obrony i obrony cywilnej
B10
Bc
Zewnętrzne
 
 
251
 
Obrona cywilna
 
 
 
 
 
 
2510
Łączność alarmowa
B5
Bc
 
 
26
 
 
Łączność
 
 
 
 
 
260
 
Przepisy prawne dotyczące łączności
B10
Bc
Zewnętrzne
 
 
261
 
Zaopatrzenie w sprzęt łączność
 
 
 
 
 
 
2610
Plany zaopatrzenia w sprzęt i łączność
B5
Bc
 
 
 
 
2611
Ewidencja sprzętu i materiałów łączności
B3
Bc
 
 
 
 
2612
Eksploatacja sprzętu i materiałów łączności
B3
Bc
 
 
 
 
2613
Remonty i naprawy sprzętu łączności
B3
Bc
 
3
 
 
 
Obsługa finansowo-księgowa
 
 
 
 
30
 
 
Planowanie i wykonywanie budżetu
 
 
 
 
 
300
 
Przepisy prawne dotyczące systemu finansowo-księgowego
 
 
 
 
 
 
3000
Przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe
B10
B5
Zewnętrzne
 
 
 
3001
Przepisy dotyczące delegacji służbowych
B10
B5
Zewnętrzne
 
 
301
 
System ewidencji finansowo-księgowej
 
 
 
 
 
 
3010
Dowody księgowe – rejestr
B5
B5
 
 
 
302
 
Zakładowy plan kont
B5
B5
 
 
 
303
 
Preliminarze budżetowe i sprawozdawczości z realizacji budżetu
 
 
 
 
 
 
3030
Preliminarze budżetowe
B5
B5
 
 
 
 
3031
Zmiany w budżecie
B5
B5
Decyzje finansowe, korespondencja
 
 
 
3032
Okresowa sprawozdawczość budżetowa
B5
B5
 
 
 
 
3033
Sprawozdawczość budżetowa roczna i bilanse roczne
B25
B5
 
 
 
 
3034
Sprawozdawczość okresowa Funduszu Pracy
B15
B5
 
 
 
 
3035
Zestawienie obrotów i sald budżetu
B5
B5
 
 
31
 
 
Rachunkowość, księgowość
 
 
 
 
 
310
 
Księgowość budżetowa
 
 
 
 
 
 
3100
Dowody księgowe
B5
Bc
Dokumenty – budżet, ZFŚS, PFRON
 
 
 
3101
Dokumentacja księgowa
B5
Bc
Ewidencja syntetyczna i analityczna, dziennik
 
 
 
3102
Dokumentacja księgowa pozabilansowa
B5
Bc
 
 
 
 
3103
Informacje do kas chorych o obniżonych składkach zdrowotnych
B5
Bc
 
 
 
 
3104
Noty księgowe
B5
Bc
 
 
 
311
 
Płace, składki ZUS
 
 
 
 
 
 
3110
Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac
B5
Bc
 
 
 
 
3111
Listy płac z osobowego funduszu płac
B50
Bc
Okres przechowywania wynika z art. 74 ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowości
 
 
 
3112
Karty wynagrodzeń z osobowego funduszu płac
B50
Bc
 
 
 
 
3113
Informacje i deklaracje o potrąconych zaliczkach na podatek dochodowy
Bc
Bc
 
 
 
 
3114
Deklaracje ZUS- budżet
B5
Bc
 
 
 
 
3115
Rozliczenie podatku dochodowego Funduszu Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3116
Deklaracja ZUS- Fundusz Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3117
Świadczenie pieniężne z ubezpieczenia społecznego
B5
Bc
 
 
 
 
3118
Zaświadczenie o zarobkach
B3
Bc
 
 
 
 
3119
Zaświadczenie o zatrudnieniu RP-9
B5
Bc
 
 
 
312
 
Obsługa kasowa
 
 
 
 
 
 
3120
Raporty kasowe
B5
Bc
 
 
 
 
3121
Dokumentacja kasowa
B5
Bc
 
 
 
 
3122
Kontrola kasowa
B5
Bc
 
 
 
 
3123
Inwentaryzacje
B5
Bc
 
 
 
313
 
Rachunkowość
 
 
 
 
 
 
3130
Księgi rachunkowe
B10
Bc
 
 
 
 
3131
Uzgadnianie sald
B2
Bc
 
 
 
314
 
Nadzór nad rachunkowością i obsługą kasową
 
 
 
 
 
 
3140
Nadzór nad rachunkowością i księgowością
B5
Bc
 
 
32
 
 
Sprawy finansowo- księgowe funduszy celowych
 
 
 
 
 
320
 
Dokumentacja funduszy celowych
 
 
 
 
 
 
3200
Dowody księgowe Funduszu Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3201
Dowody księgowe programów realizowanych ze środków unijnych
B15
Bc
 
 
 
 
3202
Zestawienie obrotów i sald Funduszy Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3203
Zestawienie obrotów i sald środków UE
B5
 
 
 
 
321
 
Dokumentacje do list zasiłkowych i refundowanych z Funduszu Pracy
 
 
 
 
 
 
3210
Dokumentacja postępowania egzekucyjnego nienależnie pobranych świadczeń i innych wypłat z Funduszu Pracy
B5
Bc
Do każdego postępowania zakłada się osobne akta.
 
 
 
3211
Korespondencja z organem rentowym dotycząca rozliczeń świadczeń pieniężnych pobranych przez osoby bezrobotne
B5
Bc
 
 
 
 
3212
Ewidencja analityczna i syntetyczna Funduszu Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3213
Limity wydatków budżetowych
B5
Bc
 
 
 
 
3214
Limity wydatków Funduszu Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3215
Zaangażowanie środków Funduszu Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3216
Analizy wykorzystania środków Funduszu Pracy
B5
Bc
 
 
 
 
3217
Korespondencja z osobami fizycznymi dotycząca świadczeń pieniężnych
B5
Bc
 
 
 
 
3218
Zajęcia komornicze
B5
Bc
 
 
33
 
 
Zamówienia publiczne, przetargi, oferty
 
 
 
 
 
330
 
Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych
B10
Bc
Zewnętrzne.
 
 
331
 
Rejestr zamówień publicznych
B10
Bc
 
 
 
332
 
Dokumentacja dotycząca zamówień publicznych
B5
Bc
Dla każdego zamówienia prowadzi się odrębną teczkę.
 
 
333
 
Dokumentacja dotycząca zamówień publicznych z pominięciem przepisów
B5
Bc
 
4
 
 
 
Przeciwdziałanie bezrobociu
 
 
 
 
40
 
 
Przepisy prawne dotyczące przeciwdziałaniu bezrobociu
 
 
 
 
 
400
 
Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych
B10
Bc
 
 
 
401
 
Interpretacja przepisów prawnych jednostek nadrzędnych
 
 
 
 
 
 
4010
EFS- Interpretacja obowiązujących przepisów i inne wyjaśnienia
B10
Bc
 
 
 
402
 
Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych
B5
Bc
 
 
 
403
 
Opinie prawne
B5
Bc
 
 
41
 
 
Powiatowe urzędy pracy
 
 
 
 
42
 
 
Współdziałanie z powiatowymi radami zatrudnienia i innymi organizacjami
 
 
 
 
 
420
 
Powiatowa Rada Zatrudnienia
 
 
 
 
 
 
4200
Skład Powiatowej Rady Zatrudnienia
B10
Bc
 
 
 
 
4201
Powiatowa Rada Zatrudnienia. Plany pracy i informacje z ich realizacji
B5
Bc
 
 
 
 
4202
Powiatowa Rada Zatrudnienia. Narady
B5
Bc
Organizacja narad, zaproszeń. Protokoły
 
 
 
4203
Powiatowa Rada Zatrudnienia. Uchwały. Opinie
B10
Bc
 
 
 
421
 
Współpraca z innymi urzędami i instytucjami samorządu terytorialnego
 
 
 
 
 
 
4210
Współpraca z urzędami pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4211
Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego
B5
Bc
 
 
 
422
 
Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami
B5
Bc
 
 
43
 
 
Aktywizacja lokalnego rynku pracy
 
 
 
 
 
430
 
Pośrednictwo pracy
 
 
 
 
 
 
4300
Przepisy i wyjaśnienia dotyczące aktywizacji lokalnego rynku pracy
B10
Bc
 
 
 
 
4301
Pozyskiwanie ofert pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4302
Oferty pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4303
Oferty pracy za granicą
B5
Bc
 
 
 
 
4304
Skierowania do pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4305
Rejestr zwolnień grupowych
B5
Bc
 
 
 
 
4306
Współpraca z partnerami i instytucjami rynku pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4307
Rejestr pracodawców
B5
Bc
 
 
 
431
 
Analizy i oceny stanu zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu
 
 
 
 
 
 
4310
Statystyka bezrobocia i przeciwdziałania bezrobociu
B5
Bc
Wynikające z obowiązujących przepisów
 
 
 
4311
Informacje i sprawozdania dotyczące przeciwdziałania bezrobociu
B5
Bc
Inne niż statystyka
 
 
 
4312
Analizy i informacje o rynku pracy
B25
Bc
Analizy i informacje sporządzane celem przedstawienia ich partnerom i samorządom. Biuletyny
 
 
 
4313
Raporty z wizyt u pracodawców. Informacje pracodawców o planach kadrowych.
B5
Bc
Raporty i informacje sporządzane przez pośredników pracy
 
 
 
4314
EFS- informacje i korespondencja ogólna
B10
Bc
Informacje i sprawozdania dotyczące realizowanych projektów
 
 
 
4315
EFS sprawozdania – wnioski o płatność
B10
Bc
Informacje i sprawozdania (wnioski o płatność) dotyczące realizowanych projektów
 
 
 
4316
Analizy efektywności programów aktywizacji bezrobotnych
B5
Bc
 
 
 
432
 
Programy rozwoju rynku pracy i ograniczania bezrobocia
 
 
 
 
 
 
4320
Plany i programy przeciwdziałania bezrobociu – zewnętrzne
B5
Bc
Plany i programy przeciwdziałania bezrobociu innych jednostek i instytucji w tym krajowe, wojew.itp.
 
 
 
4321
Założenia do sporządzania planów i programów przeciwdziałania bezrobociu
B5
Bc
Materiały, informacje, dane statystyczne i inne do sporządzania projektów
 
 
 
4322
Założenia do sporządzania planów i programów przeciwdziałania bezrobociu w ramach EFS
B10
Bc
 
 
 
 
4323
Programy przeciwdziałania bezrobociu
B10
Bc
 
 
 
 
4324
EFS- projekty
B5
Bc
 
 
 
433
 
Pozyskiwanie i gospodarka środkami finansowanymi na aktywizację lokalnego rynku pracy
 
 
 
 
 
 
4330
Pozyskiwanie środków na aktywizację lokalnego rynku pracy
B5
Bc
Decyzje-informacje o przyznanych środków.Wnioski o przyznanie dodatkowych środków. Zapotrzebowanie.
 
 
 
4331
Wnioski o płatność z funduszy UE
B5
Bc
Wnioski, zapotrzebowania na środki
 
 
 
4332
Informacja i sprawozdania o wydatkach FP
B25
Bc
 
 
 
 
4333
Dowody księgowe funduszy celowych
B5
Bc
Faktury, rachunki
 
 
 
4334
Dokumentacja księgowa FP
B5
Bc
Dziennik Główny, książki kosztowe, karty wydatków
 
 
 
4335
Deklaracje ZUS
B5
Bc
 
 
 
 
4336
Potrącenia komornicze z zasiłków dla bezrobotnych
B50
Bc
 
 
 
 
4337
Listy wypłat
B5
Bc
Listy wypłat świadczeń dla bezrobotnych
 
 
 
4338
Potwierdzenia sald
B5
Bc
 
 
 
 
4339
Windykacja nienależnych świadczeń
B5
Bc
 
 
 
434
 
Pomoc bezrobotnym w przekwalifikowaniu
 
 
 
 
 
 
4340
Planowanie szkoleń bezrobotnych i poszukujących pracy
B5
Bc
Plan szkoleń. Ustalenie wartości szkoleń pod względem zamówień publicznych z uwzględnieniem CPV
 
 
 
4341
Wnioski bezrobotnych o skierowanie na kurs indywidualny
B5
Bc
 
 
 
 
4342
Wnioski bezrobotnych o skierowanie na kurs grupowy
B5
Bc
 
 
 
 
4343
Dokumentacja dotycząca wyboru jednostki szkoleniowej
B5
Bc
 
 
 
 
4344
Umowy o organizację szkoleń
B5
Bc
 
 
 
 
4345
Zwroty kosztów dojazdu na szkolenia
B5
Bc
 
 
 
 
4346
Wnioski, umowy o finansowanie egzaminów i licencji
B5
Bc
 
 
 
 
4347
Wnioski, umowy o pożyczki szkoleniowe
B5
Bc
 
 
 
 
4348
Wnioski, umowy o finansowanie studiów podyplomowych
B5
Bc
 
 
 
436
 
Poradnictwo zawodowe
 
 
 
 
 
 
4360
Poradnictwo indywidualne
B5
Bc
Ewidencja porad indywidualnych. Dokumentacje poszczególnych porad indywidualnych.
 
 
 
4361
Poradnictwo grupowe
B5
Bc
Ewidencja porad grupowych. Dokumentacja poszczególnych porad
 
 
 
4362
Informacja zawodowa
B5
Bc
 
 
44
 
 
Instrumenty Rynku Pracy
 
 
 
 
 
440
 
Organizacja i finansowanie robót publicznych i prac interwencyjnych
 
 
 
 
 
 
4400
Wnioski o organizację robót publicznych
B5
Bc
 
 
 
 
4401
Organizacja robót publicznych
B5
Bc
Ewidencja zawartych umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
 
402
Wnioski o organizację prac interwencyjnych
B5
Bc
 
 
 
 
4403
Organizacja prac interwencyjnych
B5
Bc
Ewidencja zawartych umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
441
 
Organizacja staży
 
 
 
 
 
 
4410
Wnioski o zorganizowanie stażu
B5
Bc
 
 
 
 
4411
Umowy o zorganizowanie stażu
B5
Bc
Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
 
4412
Badania lekarskie
B5
Bc
 
 
 
 
4413
Zwroty kosztów dojazdu
B5
Bc
 
 
 
 
4414
Korespondencja różna
B5
Bc
 
 
 
442
 
Organizacja przygotowania zawodowego dla dorosłych
 
 
 
 
 
 
4420
Wnioski o przygotowanie zawodowe dla dorosłych
B5
Bc
 
 
 
 
4421
Umowy o zorganizowanie przygotowania zawodowego dla dorosłych
B5
Bc
Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
 
4422
Wnioski o przyuczenie do pracy dorosłego
B5
Bc
 
 
 
 
4423
Umowy o przyuczenie do pracy dorosłego
B5
Bc
Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
 
4424
Badania lekarskie
B5
Bc
 
 
 
 
4425
Wnioski o zwrot kosztów dojazdu
B5
Bc
 
 
 
 
4426
Korespondencja różna
B5
Bc
 
 
 
443
 
Jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej oraz refundacja doposażenia wyposażenia stanowiska pracy
 
 
 
 
 
 
4430
Wnioski o przyznanie jednorazowo środków
B5
Bc
 
 
 
 
4431
Umowy o przyznanie jednorazowych środków
B5
Bc
 
 
 
 
4432
Korespondencja dotycząca finansowania instrumentów rynku pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4433
Wnioski o refundację kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska pracy
B5
Bc
 
 
 
 
4434
Umowa o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy
B5
Bc
 
 
 
444
 
Refundacja składek na ubezpieczenie społeczne
 
 
 
 
 
 
4440
Wnioski o refundację składek
B5
Bc
 
 
 
 
4441
Umowy o refundację składek
B5
Bc
 
 
 
445
 
Organizacja i finansowanie zatrudnienia wspieranego
 
 
 
 
 
 
4450
Wnioski o organizację zatrudnienia wspieranego
B5
Bc
 
 
 
 
4451
Organizację zatrudnienia wspieranego
B5
Bc
Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
446
 
Organizacja prac społecznie użytecznych
 
 
 
 
 
 
4460
Wnioski o organizację prac społecznie użytecznych
B5
Bc
 
 
 
 
4461
Organizacja prac społecznie użytecznych
B5
Bc
Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
 
 
 
4462
Sprawozdania z prac społecznie użytecznych
B10
Bc
 
 
 
447
 
Klub Pracy
 
 
 
 
 
 
4470
Szkolenia z zakresu aktywnego poszukiwania pracy
B10
Bc
Dokumentacja dotycząca szkoleń
 
 
 
4471
Zajęcia aktywizacyjne
B10
Bc
Dokumentacja dotycząca zajęć
 
 
 
4472
Korespondencja dotycząca Klubu Pracy
B10
Bc
 
 
45
 
 
Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
 
 
 
 
 
450
 
Rehabilitacja zawodowa osób niepełnosprawnych
 
 
 
 
 
 
4500
Wnioski, umowy o finansowanie wydatków na instrumenty rynku pracy dla osób niepełnosprawnych
B5
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4501
Wnioski, umowy o przyznanie osobom niepełnosprawnym środków na podjęcie działalności gospodarczej
B5
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4502
Wnioski, umowy o udzielenie dofinansowania do wysokości 50% oprocentowania kredytów bankowych zaciągniętych przez osoby niepełnosprawne na kontynuowanie działalności gospodarczej lub prowadzenie własnego lub dzierżawionego gospodarstwa rolnego
B5
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4503
Wnioski, umowy dotyczące zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów na:
·         adaptację pomieszczeń zakładu pracy dla potrzeb osób niepełnosprawnych,
·         adaptację lub nabycie urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy,
·         zakup i amortyzacja oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych,
·         rozpoznanie przez służby medycyny pracy potrzeb związanych z przystosowaniem stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych.
B10
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4504
Wnioski, umowy dotyczące kosztów szkolenia i przekwalifikowania zawodowego osób niepełnosprawnych
B10
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4505
Wnioski, umowy dotyczące zwrotu kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu
B10
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4506
Wnioski, umowy o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej
B5
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4507
Wnioski, umowy o finansowanie kosztów poniesionych przez pracodawcę na szkolenie zatrudnionych osób niepełnosprawnych
B5
Bc
Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
 
 
 
4508
Sprawozdania dot. rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych
B10
Bc
 
 
46
 
 
Ewidencja i świadczenia bezrobotnych i poszukujących pracy
 
 
 
 
 
460
 
Ewidencja bezrobotnych i decyzje w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń
 
 
 
 
 
 
4600
Rejestracja bezrobotnych – akta bezrobotnego
B50
Bc
Ewidencja rejestrujących się bezrobotnych. Akta poszczególnych bezrobotnych
 
 
 
4601
Decyzje w sprawach statusu bezrobotnego, uprawnień do zasiłku dla bezrobotnych, dodatków szkoleniowych i stypendiów
B5
Bc
 
 
 
 
4602
Wnioski, decyzje w sprawie dodatków aktywizacyjnych
B5
Bc
 
 
 
 
4603
Decyzje w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń
B5
Bc
 
 
 
 
4604
Odwołania od decyzji w sprawie ustalenia statusu bezrobotnego i uprawnień do świadczeń – rozpatrzenie odwołań
B5
Bc
 
 
 
 
4605
Rejestr zaświadczeń bieżących i archiwalnych i inne poświadczenia wydawane bezrobotnym
B10
Bc
Rejestr zaświadczeń. Teczka zaświadczeń i innych poświadczeń wydawanych bezrobotnym.
 
 
 
4606
Rejestr osób nie figurujących w ewidencji
B10
Bc
Rejestr zaświadczeń. Teczka zaświadczeń i innych poświadczeń wydawanych bezrobotnym.
 
 
 
4607
Współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami w sprawie ewidencji bezrobotnych - korespondencja
B5
Bc
 
 
 
461
 
Ewidencja poszukujących pracy
 
 
 
 
 
 
4610
Rejestracja poszukujących pracy – akta poszukującego pracy
B5
Bc
Ewidencja poszukujących pracy. Akta poszczególnych osób poszukujących pracy.
 
 
 
4611
Zaświadczenia i poświadczenia wydawane poszukującym pracy
B5
Bc
Zaświadczenia podlegają rejestracji w rejestrze zaświadczeń wydawanych poszukujących pracy.
 
 
 
4612
Świadczenia z Funduszu Pracy przyznawane poszukującym pracy
B5
Bc
Wnioski, decyzje i inne dokumenty w sprawach świadczeń dla poszukujących pracy
 
 
 
4613
Współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami w sprawach ewidencji poszukujących pracy
B5
Bc
 
 
 
462
 
Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie zaświadczeń z tytułu bezrobocia
 
 
 
 
 
 
4620
Ewidencja bezrobotnych – innych państw UE
B50
Bc
Ewidencja rejestrujących się. Teczki akt poszczególnych bezrobotnych
 
 
 
4621
Decyzje o przyznaniu zasiłku
B5
Bc
Zbiór decyzji o przyznaniu zasiłku bezrobotnemu z krajów UE nie będących obywatelami polskimi
 
 
 
4622
Transfer zasiłków
B5
Bc
 

 
Niniejszy wyciąg rzeczowego wykazu akt przedkładam do akceptacji celem wprowadzenia do stosowania
 
………………………………………………………………..
                             (podpis Dyrektora Urzędu)
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 4
 
 
WZÓR SPISU SPRAW
 
 
 

Rok
 
……………..
referent
 
………………….
Symbol kom.org.
 
 
 
…………………..
Oznaczenie teczki
 
……………..
Tytuł teczki wg wykazu akt
 
 
Od kogo wpłynęła
Data
 
Lp.
SPRAWA
(krótka treść)
Znak pisma
Z dnia
Wszczęcie sprawy
Ostateczne załatwienie sprawy
Uwagi
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
Załącznik nr 5
 
 
 
(nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)
 
 
 
 
Spis zdawczo-odbiorczy akt nr
 

Lp.
Znak
teczki
Tytuł teczki lub tomu
 
Daty skrajne od – do
 
Kat. akt
Liczba teczek
Miejsce przechowywania akt w składnicy
Data zniszczenia lub przekazania
1
2
3
4
5
6
7
8
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

 
…………………………………………
        data i podpis sporządzającego
 
Data przekazania ……………………………………..
 
Przekazujący akta – kierownik komórki organizacyjnej                            Przyjmujący akta
 
                        imię i nazwisko                                                                        imię i nazwisko
 
                    ………………………                                                              …………………
                                  podpis                                                                                   podpis
 
 
Załącznik nr 6
 
 
 
 
Opis teczki aktowej
 
 
 
Pieczęć jednostki
 
 
 
 
Komórka organizacyjna
 
 
 
………………………………                                              ……………………………………
Symbol literowy komórki                                                                    kategoria archiwalna
Organizacyjnej i symbol
Klasyfikacyjny z wykazu akt
 
 
 
 
 
 
………………………………………………………………………………………..
Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego
 
 
 
 
……………………………………………
                                                               daty końcowe akt

 

 
 

 

 

Wytworzył:
Udostępnił:
Ostatnio zmodyfikował:
Kaczmarek Waldemar
(2010-08-10 14:47:27)
       DRUKUJ TĘ STRONĘ Obrazek drukarki