Instrukcja kancelaryjna

Załącznik nr 1

do Zarządzenia Nr 16/2009

Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy

w Szamotułach

INSTRUKACJA KANCELARYJNA

DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY

SZAMOTUŁACH

SPIS TREŚCI

str.

Rozdział I. Postanowienie ogólne 3

Rozdział II. Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz czynności 4

kancelaryjne sekretariatu

Rozdział III. Przekazywanie korespondencji dyrektorowi i działom 5

Rozdział IV. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 5

Rozdział V. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw 6

Rozdział VI. Załatwianie spraw 9

Rozdział VII. Wysyłanie i doręczanie pism 10

Rozdział VIII. Przechowywanie i przekazywanie akt 11

Rozdział IX. Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 13

Rozdział X. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych 14

Załączniki do instrukcji:

Załącznik nr 1 Wzór pieczęci wpływu 15

Załącznik nr 2 Wzór dziennika korespondencji wpływającej 16

Załącznik nr 3 Jednolity rzeczowy wykaz akt 17

Załącznik nr 4 Wzór spisu spraw 38

Załącznik nr 5 Spis zdawczo-odbiorczy akt nr 39

Załącznik nr 6 Opis teczki aktowej 40

ROZDZIAŁ I

Postanowienia ogólne

§ 1

Instrukcja kancelaryjna zwana dalej „instrukcją”, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych.
Określony w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności związanych z postępowaniem z aktami i obiegiem dokumentów zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania dokumentów.
W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne mają zastosowanie odrębne przepisy z zastrzeżeniem ust. 4.
Z dokumentami z klauzulą „zastrzeżone” postępuje się wg instrukcji.

§2

Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają:

1) Urząd – Powiatowy Urząd Pracy w Szamotułach;

2) Dyrektor Urzędu – Dyrektor Powiatowego Urzędu Pracy;

3) kierownik działu – kierownik działu lub innej komórki organizacyjnej w urzędzie;

4) dział – dział, referat lub inna komórka organizacyjna;

5) sekretariat – stanowisko pracy załatwiające sprawy obsługi kancelaryjnej, do którego należy również obsługa organizacyjna Dyrektora Urzędu i jego zastępcy;

6) sprawa – zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenie i podjęcia czynności służbowych;

7) akta sprawy – całą dokumentację (pisma, wywiady, wnioski, notatki, dokumenty, plany, formularze, rysunki, fotokopie itp.), zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy;

8) korespondencja – każde pismo wpływające do Urzędu lub wysyłane przez Urząd;

9) aprobata – wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy;

10) przesyłka – pisma (dokumentny) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, gońca, woźnego itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, teleksy, telenoty i telefaksy;

11) załącznik – każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub całości z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, ksiązki, itp.);

12) dokument – akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienia lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych;

13) pieczęć – stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, imienne, do podpisu itp.;

14) spis spraw – formularze służące do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Urzędzie;

15) rejestr kancelaryjny – zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny;

16) znak akt – zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy spraw;

17) teczka aktowa (spraw) – teczka wiązana, skoroszyt, segregator, itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt sprawy ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną;

18) nośnik informatyczny – dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma, itp.;

19) czystopis – tekst dokumentu lub pisma w postaci ostatecznej wersji przygotowanej do podpisu przez pracownika.

§3

Przez Kodeks należy rozumieć ustawę z dnia 14 czerwca 1960r. – Kodeks postępowania administracyjnego (tekst jednolity: Dz.U. z 2000r., Nr 98, poz. 1071 z pźn.. zm.).

§4

Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy:

1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek;

2) prowadzenie ewidencji korespondencji wpływającej;

3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich powielanie;

4) wysyłanie korespondencji oraz przesyłek;

5) przyjmowanie i nadawanie telegramów, telefonogramów, dalekopisów, faksów oraz obsługa poczty elektronicznej;

6) udzielanie informacji klientom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych działów lub stanowisk pracy.

Czynności kancelaryjne w Urzędzie wykonują:

1) sekretariat;

2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwianie danej sprawy;

3) pracownicy sporządzający czystopisy.

ROZDZIAŁ II

Przyjmowanie i obieg korespondencji oraz czynności kancelaryjne sekretariatu

§5

Korespondencję przyjmuje sekretariat Urzędu, rejestrując ją w dzienniku korespondencji wpływającej lub systemie informatycznym. Wzór pieczęci wpływu określa załącznik nr 1, a dziennika korespondencji wpływającej określa załącznik nr 2.
Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownik sekretariatu sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, pracownik sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu poczty spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej.
Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem adresowanych imiennie, które przekazuje adresatowi.
Po otwarciu koperty sprawdza się:

1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego;

2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki.

Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku.
Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism:

1) zastrzeżonych, wartościowych, poleconych, ekspresowych za dowodem doręczenia;

2) dla których istotna jest data nadania (stempel pocztowy), np. skarga, odwołanie, zwolnień lekarskich itp.;

3) w których brak nadawcy lub daty pisma;

4) mylnie skierowanych;

5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego;

6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością.

Potwierdzenia otrzymania pisma, pracownik sekretariatu wydaje na żądanie składającego pismo.
Korespondencję mylnie dostarczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego bądź postanowieniem przekazuje jednostce właściwej.
Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 – 8, pracownik sekretariatu segreguje wypływającą korespondencje wg jej treści i bezzwłocznie za pokwitowaniem przekazuje poszczególnym działom urzędu, imiennym adresatom, a pozostałą korespondencje Dyrektorowi Urzędu lub Zastępcy, a następnie zgodnie z dyspozycją Dyrektora (Zastępcy) przekazuje za pokwitowaniem do załatwienia.
Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego.
Obieg akt odbywa się bez pokwitowania za pośrednictwem swoich pracowników. Za pokwitowaniem doręcza się wyłącznie akta, co, do których obowiązek kwitowania wynika z odrębnych przepisów.

ROZDZIAŁ III

Przekazywanie korespondencji Dyrektorowi i działom Urzędu

§6

Pracownik sekretariatu przekazuje Dyrektorowi Urzędu każdy rodzaj korespondencji, a w szczególności n/w korespondencję:

1) adresowaną do Dyrektora Urzędu;

2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym;

3) od organów naczelnych i centralnych, Wojewody, Marszałka Województwa, Wójta, Burmistrza, Starosty, Przewodniczącego Powiatowej Rady Zatrudnienia;

4) dotyczące organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Urzędu;

5) skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu lub jego pracowników;

6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontrolne zewnętrzne jak i wewnętrzne.

Kierownikom działów Urzędu, sekretariat przekazuje korespondencję:

1) imienną do nich adresowaną;

2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności wynikających z regulaminu organizacyjnego Urzędu.

RODZIAŁ IV

Przeglądanie i przydzielanie korespondencji

§7

Dyrektor Urzędu przeglądając korespondencje:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam;

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez Zastępcę, kierowników działów lub pracowników (stanowiska pracy).

Kierownik działu przeglądając korespondencję:

1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam;

2) przydziela pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników.

Na przeglądanej korespondencji do załatwienia przez działy Urzędu bądź stanowiska pracy, umieszcza się dyspozycje dotyczące:

1) sposobu załatwienia sprawy;

2) terminu załatwienia sprawy;

3) aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu.

Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych działów bądź pracowników, przekazuje się ją działowi lub pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie.
Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować skróty (np. D, ZD, GK, DO , o których mowa w regulaminie organizacyjnym Urzędu).

ROZDZIAŁ V

System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw

§8

W urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt.
Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej urzędu, klasyfikację akt powstających w toku działalności Urzędu oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje ona wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Urzędu, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategoria archiwalną. Wykaz ten służby do oznaczenia rejestracji, łączenia i przechowywania akt.
Jednolity rzeczowy wykaz akt dla urzędu określa załącznik nr 3.
Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala Dyrektor Urzędu zarządzeniem w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym.
W uzasadnionych przypadkach może rozbudować jednolity wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej. Uzupełnienie jednolitego rzeczowego wykazu akt dokonuje się zgodnie §8 ust. 4.
Budowa jednolitego rzeczowego wykazu akt:

1) wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu, sformułowanych w sposób ogólny, oznaczonymi symbolami od 0 do 9;

2) w ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe), oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, tj. 000-999, a w ramach trzeciego rzędu – podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, tj. 0000-9999;

3) klasy końcowe w poszczególnych jednostkach tematycznych, w grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznie (rzeczowo) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt, co klasy końcowe w wykazie;

4) akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych (działów) będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać ją będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej;

5) oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenia kategorii archiwalnej akt;

6) w urzędzie występuje dokumentacja niearchiwalna oznaczona symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w składnicy akt;

7) do dokumentacji oznaczonej symbolem „Bc” zalicza się dokumentacje manipulacyjną mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do składnicy akt Urzędu, lecz w porozumieniu z tą składnicą, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

§9

Dla każdej końcowej w podziale klasyfikacji pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenia daty wszczęcia i zakończenia sprawy.
Spis spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenia teczki przez okres dłuższy niż jeden rok.
Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej wg jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się w zależności od potrzeb w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź też w układzie numerowym.
W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, literowy symbol komórki organizacyjnej, kolejny numer pod którym podteczki wpisano w spisie spraw, kolejny numer pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki oraz dwie cyfry roku (np. PUP-ZD-1200-8-2/04).

§10

Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt.
Sprawę (pismo) rejestruje się z zewnątrz lub z wewnątrz Urzędu na formularzu spisu spraw określonego jako załącznik nr 4.
Sekretariat lub pracownicy po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wcześniej rozpatrywanej lub wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym przypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim przed przystąpieniem do załatwienia rejestruj jako nową sprawę. W obu wypadkach pracownik wpisuje znak w lewym, górnym rogu dokumentu.

§11

Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje ten sam znak.
Znak sprawy zawiera:

1) symbol literowy Urzędu;

2) symbol literowy komórki organizacyjnej;

3) symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt;

4) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie lub rejestrze;

5) dwie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

Poszczególne elementu znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. PUP-ZD-1200-8/04, gdzie PUP – oznacza symbol Urzędu, ZD – symbol literowy komórki organizacyjnej, 1200 – oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, 8 – oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, 04 – dwie cyfry roku.
Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku, załatwia się, z zastrzeżeniem ust. 5, w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw.
W razie konieczności wznowienia sprawy z urzędu, sprawę, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku.

§12

Rejestracji nie podlegają:

1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty, itp.);

2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy;

3) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze;

4) zwolnienia lekarskie, zaświadczenia o przebywaniu na leczeniu.

Pisma wymienione w ust. 1 należy po wykorzystaniu odłożyć do odpowiednich zbiorów lub teczek przedmiotowych wg rzeczowego wykazu akt.

§13

W urzędzie prowadzone są następujące centralne rejestry:

1) rejestr uchwał organów samorządu powiatowego;

2) rejestr skarg i wniosków;

3) rejestr aktów wewnętrznych;

4) rejestr wydawanych upoważnień i pełnomocnictw.

Prowadzenie innych centralnych rejestrów kancelaryjnych niż wymienione w ust. 1 dozwolone jest za zgodą Dyrektora Urzędu.

ROZDZIAŁ VI

Załatwianie sprawy

§15

Z rozmów przeprowadzonych z klientami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeżeli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

§16

Sprawy są załatwiane wg kolejności ich wpływu i stopnia pilności.
Pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada aprobującemu. Aprobujący sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zakończeniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Pracownik sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu, pracownik dołącza do niego załącznik i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis pracownikowi zajmującemu się wysyłaniem korespondencji. Jeżeli kopię pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub, gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, pracownik powinien przekazać do sekretariatu odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Sekretariat sprawdza ilość załączników, wysyła czystopis adresatowi.
W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisu.

§17

Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać:

1) nagłówek – druk lub podłużną pieczęć nagłówkową;

2) znak sprawy;

3) powołanie się na znak i datę pism, którego odpowiedź dotyczy;

4) datę odpisania pism przez osobę upoważnioną;

5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem;

6) treść pisma;

7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe).

Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać:

1) parafę pracownika i datę sporządzenia pisma;

2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt pod treścią pisma.

W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia:

1) nad adresem – wskazówki dotyczące sposobu wysłania czystopisu; „polecony”, „ekspres”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „pilne”, „poufne”, itp.;

2) pod treścią załatwienia arkusza liczbę przesyłanych załączników (załączników …) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawnym górnym rogu kolejny numer załącznika (załącznik nr … do pisma …);

3) adres tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z klauzulą: „otrzymują do wiadomości” – jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma;

4) pod treścią pisma – termin wyznaczony do załatwienia sprawy (termin do dnia …). Określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych (nadzorowanych), dla uniknięcia zbędnych ponagleń należy wyznaczyć termin, w którym możliwe jest załatwienie sprawy: po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy referent decyduje o wysłaniu ponaglenia lub przesunięciu terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy;

5) ewentualne wskazówki dla sekretariatu.

Przy załatwieniu spraw należy wykorzystać formularze i druki przewidziane przepisami szczególnymi.

§18

Jeżeli załatwienie sprawy w określonym terminie nie jest możliwe, należy postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.

§19

Zakres kompetencji Dyrektora, Zastępcy, kierowników działów w sprawie aprobaty, podpisywania dokumentów, pism i decyzji określa Regulamin organizacyjny urzędu.

ROZDZIAŁ VII

Wysyłanie i doręczanie pism

§20

Korespondencja może być przekazana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego;

1) przesyłką listową;

2) faksem;

3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową;

4) pocztą elektroniczną.

Pisma przeznaczone do wysłania, pracownik zajmujący się wysyłaniem korespondencji;

1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca pismo pracownikowi do uzupełnienia;

2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania;

3) zwraca pracownikowi kopię wysłanych pism;

4) wpisuje listy polecone do książki pocztowej;

5) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, dołącza wypełniony przez pracownika sprawy odpowiedni formularz i przypina go do koperty.

Dla pism otrzymanych do wysyłki, sekretariat przygotowuje koperty, na których w prawnym dolnym rogu zamieszcza adres odbiorcy składający się z:

1) imienia i nazwiska bądź nazwy instytucji;

2) nazwy miejscowości z kodem pocztowym oraz nazwą ulicy i numeru nieruchomości.

Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie.
Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną nad adresem (polecony, priorytet itp.).

Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma tyć wysłane jako przesyłka zwykła.

§21

Przy doręczeniu niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatowi, adresat potwierdza odbiór pisma pieczęcią wpływu na kopii lub kserokopii pisma przewodniego. Szczegółowe zasady i tryb doręczania pism w indywidualnych sprawach z zakresu administracji państwowej regulują Kodeks postępowania administracyjnego oraz inne przepisy proceduralne.

ROZDZIAŁ VIII

Przechowywanie i przekazywanie akt

§22

W razie konieczności przekazywania akt sprawy innemu pracownikowi stosuje się protokół zdawczo – odbiorczy wg wzoru stanowiącego załącznik nr 5.
Protokół, o którym mowa w ust. 1 sporządza się w dwóch egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta (jako dowód przekazania), a drugi włącza się do akt sprawy. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku nanosi się w spisach spraw lub rejestru stosowane adnotacje.

§23

Akta sprawy przechowuje się w działach Urzędu i w składnicy akt Urzędu.
W działach Urzędu przechowuje się akta spraw załatwionych w ciągu roku kalendarzowego – przed przekazaniem ich do składnicy akt.
Akta spaw ostatecznie załatwionych przekazuje do składnicy akt po upływie jednego roku, kompletnymi rocznikami, pracownik wyznaczony do tych spraw.
przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, którego wzór stanowi załącznik nr 5, po szczegółowym przeglądzie akt przez pracowników.

Akta przejmowane przez składnicę akt winny być uporządkowane przez komórkę organizacyjną, w której powstały.

Przez uporządkowanie akt rozumie się:

1) takie ułożenie akt wewnątrz teczki, by sprawy następowały po sobie wg liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę;

2) wyłącznie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kat. Bc;

3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów, itp. Wg haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt;

4) odłożenie do teczek spisu spraw lub innych środków ewidencyjnych;

5) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie;

na środku u góry – pełnej nazwy Urzędu i komórki organizacyjnej,
w lewym górnym rogu – znaku akt złożonego z symbolu komórki organizacyjnej i symbolu hasła z rzeczowego wykazu akt,
w prawym górnym rogu – kategorii archiwalnej akt oraz okresu ich przechowywania,
na środku teczki tytułu – hasła z rzeczowego wykazu akt, rozwiniętego o rodzaj dokumentacji,
pod tytułem – skrajnych dat akt tzn. rocznych dat najwcześniej i najpóźniej wytworzonych dokumentów jakie znajdują się w teczce oraz numeru tomu, jeżeli teczka została podzielona na tomy,
w lewym dolnym rogu – liczby porządkowej, pod którą teczką została wpisana w spisie zdawczo-odbiorczym;

6) usunięcie części metalowych oraz wtórników pism.

Spisy zdawczo-dobiorcze sporządza się dla dokumentacji niearchiwalnej (kat.B) w trzech egzemplarzach, z których jeden pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje pracownik prowadzący składnicę akt.
Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy komórek organizacyjnych przekazujących akta, w kolejności teczek wg wykazu akt.
Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta i pracownik składnicy akt.
Do akt przekazywanych do składnicy akt Urzędu dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki.
Spisy zdawczo-odbiorcze rejestruje się w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych w kolejności wpływu i nadaje się im numery bieżące wzór stanowi załącznik nr 1 w Instrukcji o organizacji i zakresie działania składnicy akt.
Pracownik prowadzący składnicę akt może odmówić przyjęcia akt w następujących przypadkach:

1) jeżeli stwierdzi, że akta nie zostały uporządkowane zgodnie z przepisami;

2) jeżeli stwierdzi, że w spisie zdawczo-odbiorczym są błędy i niedokładności;

3) jeżeli opis teczki jest niezgodny z rzeczowym wykazem akt.

O powodach nie przyjęcia akt pracownik składnicy akt zawiadamia swojego bezpośredniego przełożonego podając przyczyny decyzji.
Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 6.
Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą potrzebne.
Zasady działania składnicy akt oraz szczegółowe zasady postępowania z aktami spraw określa Dyrektor Urzędu zarządzeniem – w porozumieniu z archiwum państwowym.

ROZDZIAŁ IX

Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych

§24

Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Urzędzie pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa o ochronie danych osobowych oraz rozporządzenia wykonawcze.

§25

Zaleca się wykorzystywanie informatyki w celu:

1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej;

2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz urzędowych pocztą elektroniczną;

3) udostępnienia upoważnionym pracownikom:

a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności:

· edytorów tekstów,

· arkuszy kalkulacyjnych,

· oprogramowania antywirusowego,

b) utworzonych w Urzędzie baz danych, a w szczególności:

· baz danych o bezrobotnych i poszukujących pracy zarejestrowanych w Urzędzie,

· baz danych statystycznych,

· baz adresowych,

4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów;

5) umieszczania na stronie internetowej Urzędu i stronie Biuletyny Informacji Publicznej stale aktualizowanych informacji i Urzędzie, kadrze kierowniczej i kompetencjach, itp.

§26

Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez:

1) ustalenie dostępu wyłącznie upoważnionym pracownikom;

2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych;

3) używanie przez pracowników urzędu wyłącznie legalnego oprogramowania.

Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez:

1) system haseł identyfikujących pracowników;

2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień.

Dane gromadzone w pamięci komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez:

1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania:

a) operacyjnego,

b) narzędziowego,

c) aplikacyjnego;

2) archiwizowanie w cyklu kilkudniowym danych przechowywanych w pamięciach komputerowych na nośnikach informatycznych, przechowywanych w innym pomieszczeniu;

3) archiwizowanie codzienne zmian, a w cyklu tygodniowym wszystkich danych przechowywanych w pamięci serwerów sieciowych na odpowiednich nośnikach informatycznych oraz przechowywanie ich w odpowiednio chronionym i zabezpieczonym pomieszczeniu.

Obieg dyskietek i innych nośników informatycznych w Urzędzie ogranicza się poprzez ich ostemplowanie oraz okresowe sprawdzanie programami antywirusowymi, przy całkowitym zakazie użycia nośników nie oznakowanych (z wyjątkiem wydzielonych stanowisk niepodłączonych do sieci informatycznej Urzędu i z zainstalowanym programem antywirusowym).
Korzystanie z dostępu do światowych sieci informatycznych typu Internet na każdym stanowisku komputerowym jest możliwe wyłącznie zgodnie z Zarządzeniem Dyrektora PUP w Szamotułach.
W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować odrębne przepisy o ochronie danych osobowych.

ROZDZIAŁ X

Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych

§27

Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Urzędu czynności kancelaryjnych należy do Dyrektora Urzędu.
Obowiązki kierownika działu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników działu i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzeniu:

a) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek;

b) prawidłowości załatwiania spraw;

c) terminowości załatwiania spraw,

d) prawidłowości obiegu akt ustalonego instrukcja;

e) prawidłowego stosowania pieczęci i przestrzegania zasad określonych w § 19;

f) terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

Do obowiązków kierownika działu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników działu w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią.

Załącznik nr 1

WZÓR PIECZĘCI WPŁYWU

Powiatowy Urząd Pracy

w Szamotułach

data wpływu

Nr ……………………….

L.załączników …………….

Załącznik nr 2

WZÓR DZIENNIKA KORESPONDENCJI

Nr kolejny

Data otrzymania korespondencji

Data

Od kogo

Treść otrzymanej korespondencji

Znak referenta

Data wysłanej korespondencji

Do kogo

Treść wysłanej korespondencji

Nr korespondencji uprzedniej

Nr odpowiedzi na korespondencje wysłaną

Nr akt

uwagi

Otrzymanej korespondencji

Załącznik nr 3

JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT

DLA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY

W SZAMOTUŁACH

Szamotuły, 2010 roku

Tytuł klasy pierwszego i drugiego rzędu

0 Zarządzenie

0 – Organy jednoosobowe i kolegialne

1- Organizacja i zarządzanie

2- Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość, statystyka

3- Informatyzacja

4- Obsługa prawna

5- Skargi i wnioski

6- Wydawnictwa i publikacje, popularyzacja

7- Współdziałanie i kontakty

8- Biurowość, składnica akt

9- Kontrole

1 Kadry

10- Zasady pracy i płac, ewidencja osobowa

11- Zatrudnienie i wynagrodzenie

12- Szkolenie pracowników

13- Dyscyplina pracy, urlopy, kary

14- Sprawy socjalno-bytowe pracowników

15- Emerytury, renty, ubezpieczenia

16- Bezpieczeństwo i higiena pracy

2 Środki rzeczowe, bezpieczeństwo,

20- Administracja nieruchomościami

21- Gospodarka środkami ruchomymi

22-Inwestcje i remonty

23- Informacje niejawne

24- Ochrona danych osobowych

25- Sprawy obrony, obrona cywilna

26- Łączność

3 Obsługa finansowo-księgowa

30- Planowanie i wykonanie budżetu

31- Rachunkowość, księgowość

32- Sprawy finansowo-księgowe funduszy celowych

33- Zamówienia publiczne, przetargi, oferty

4 Przeciwdziałanie bezrobociu

40- Przepisy prawne dotyczące przeciwdziałaniu bezrobociu

41- Powiatowe urzędy pracy

42- Współdziałanie z powiatowymi radami zatrudnienia i innymi organizacjami

43- Aktywizacja lokalnego rynku pracy

44- Instrumenty Rynku Pracy

45-Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych

46- Ewidencja i świadczenia bezrobotnych i poszukujących pracy

OBJAŚNIENIA

ü Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem „B” i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne.

ü Do dokumentacji oznaczonej symbolem „BC” zalicza się dokumentacje manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe.

ü Dokumentacja zaliczana do kategorii „BE”, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji.

Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	Kategoria archiwalna		Uwagi
Symbole klasyfikacyjne				Hasła klasyfikacyjne	W komórce macierzystej	W innych komórkach	Uwagi
1	2	3	4	5	6	7	8
0				Zarządzanie
	00			Organy jednoosobowe i kolegialne
		000		Narady, konferencje
			0000	Narady pracowników własnej jednostki	B10	Bc	Protokoły, notatki
			0001	Udział w obcych naradach	B10	Bc	Własne wystąpienia, sprawozdania
	01			Organizacja i zarządzenia
		010		Postawy prawne działalności PUP
			0100	Statuty i regulaminy organizacyjne	B25	Bc
			0101	Regulaminy wewnętrzne	B25	Bc
			0102	Rejestry wydanych pełnomocnictw i upoważnień	B10	Bc
			0103	Pełnomocnictwa i upoważnienia pracowników do załatwiania spraw	B10	Bc	Okres przechowywania liczy się od wygaśnięcia pełnomocnictwa lub upoważnienia
	02			Prognozowanie, planowanie, sprawozdawczość, statystyka
		020		Planowanie i prognozowanie
			0200	Plany roczne, prognozy	B25	Bc
			0201	Plany okresowe	B5	Bc
		021		Sprawozdawczość
			0210	Sprawozdania okresowe własne	B5	Bc	Roczne lub długookresowe, pozostałe – kat.B-5
			0211	Materiały pomocnicze	B5	Bc
		022		Statystyka
			0220	Statystyka opracowania okresowe i końcowe własne	B25	Bc
			0221	Statystyka opracowania innych jednostek	B10	Bc
		023		Analizy
			0230	Analizy własne	B25	Bc
	03			Informatyzacja
		030		Wdrażanie systemów informatycznych
			0300	Licencje na oprogramowania	B25	Bc	Okres przechowywania liczy się od daty wygaśnięcia umowy licencyjnej
		031		Eksploatacja systemów informatycznych
			0310	Instrukcje eksploatacyjne	B10	Bc	Instrukcje dotyczące systemów infom., systemów ewidencjonowania informacji, nośników i kopii bezpieczeństwa oraz archiwizowania zbiorów danych
			0311	Zbiory informacji	B10	Bc
			0312	Zabezpieczenia eksploatacji systemów	B5	Bc	Dokumentacja konserwacji sprzętu
			0313	Instalacja, utrzymanie i administracja oprogramowania systemowego i pomocniczego	B5	Bc
			0314	Wspomaganie użytkowników systemów	B5	Bc	Materiały pomocnicze, konsultacje, szkolenia.
		032		Zakup sprzętu komputerowego
			0320	Zamawianie i dostawa sprzętu komputerowego i usług informatycznych	B5	Bc	Oferty, zlecenia, umowy, protokoły odbioru, korespondencja.
			0321	Konserwacja, naprawa i utylizacja sprzętu komputerowego	B10	Bc
	04			Obsługa prawna
		040		Przepisy prawne dotyczące obsługi prawnej	B10	Bc
		041		Prowadzenie spraw sądowych
			0410	Rejestr spraw sądowych	B10	Bc	Cywilnych, karnych, pracy itp.
			0411	Sprawy sądowe	B10	Bc
		042		Opiniowanie aktów prawnych
			0420	Projekty zarządzeń dyrektora	B3	Bc
			0421	Projekty uchwał Powiatowej Rady Zatrudnienia	B3	Bc
			0422	Zarządzenia dyrektora PUP	B25	Bc
		043		Opinie prawne
			0430	Opinie prawne dla komórek organizacyjnych własnej jednostki	B5	Bc
			0431	Inne opinie prawne	B5	Bc

		044		Interpretacje prawne i spory kompetencyjne
			0440	Rozstrzyganie sporów kompetencyjnych	B5	Bc
	05			Skargi i wnioski
		050		Rejestr skarg i wniosków	B25	Bc
		051		Rozpatrywanie skarg i wniosków	B25	Bc
		052		Skargi i wnioski przekazane według właściwości załatwiania	B3	Bc
		053		Analizy skarg i wniosków	B25	Bc
	06			Wydawnictwa i publikacje, popularyzacja
		060		Wydawnictwa
			0600	Zbiory zewnętrznych materiałów informacyjnych o działalności Urzędu	B25	Bc	Teksty artykułów prasowych, wycinki prasowe
		061		Dzienniki , czasopisma, ogłoszenia
			0610	Prenumerata dzienników i czasopism	B2	Bc
			0611	Ogłoszenia i obwieszczenia własne związane z Europejskimi Funduszami Struktualrnymi	B25	Bc
			0612	Ogłoszenia i obwieszczenia własne	B3	Bc
	07			Współdziałanie i kontakty
		070		Współdziałanie z urzędami
			0700	Współpraca z urzędami pracy	B5	Bc
			0701	Współpraca między komórkami organizacyjnymi PUP	B5	Bc
		071		Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami
			0710	Współpraca z ministerstwami i urzędami	B25	Bc	Tylko dokumentacja merytoryczna, pozostała – kat.B-5
			0711	Współdziałanie z organami samorządu terytorialnego	B5	Bc
			0712	Współdziałanie z innymi instytucjami i organizacjami	B5	Bc
			0713	Współpraca z powiatowymi jednostkami samorządowymi	B5	Bc
			0714	Reprezentacja	B2	Bc	Zaproszenia, życzenia
	08			Biurowość, składnica akt
		080		Instrukcje, rejestry
			0800	Instrukcja kancelaryjna	B25	Bc
			0801	Rzeczowy wykaz akt	B25	Bc
			0802	Instrukcja archiwalna	B25	Bc
			0803	Rejestry kancelaryjne, dzienniki kancelaryjne	B5	Bc
		081		Składnica akt
			0810	Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych	B25	Bc
			0811	Spisy zdawczo-odbiorcze akt przekazanych do składnicy akt	B25	Bc
			0812	Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i spisy dokumentacji niearchiwalnej przeznaczonej do brakowania	B25	Bc
			0813	Wypożyczanie akt ze składnicy akt	B2	Bc
			0814	Zagubienie bądź utrata akt	B25	Bc	Postępowanie wyjaśniające, protokoły
		082		Biblioteka urzędowa
			0820	Ewidencja zasobów bibliotecznych	B50	Bc	Rejestr
			0821	Zakup książek i innych wydawnictw	B2	Bc
			0822	Katalogi, prospekty	B3	Bc	Obce
			0823	Ewidencja wypożyczeń zbiorów	B5	Bc
			0824	Brakowanie zbiorów, weryfikacja przydatności	B3	Bc
		083		Formularze i druki
			0830	Wzory formularzy i druków	B25	Bc
			0831	Gospodarka formularzami i drukami	B3	Bc
			0832	Druki ścisłego rozliczania i powszechnego użytku	B5	Bc
		084		Godła, pieczęcie, tablice ogłoszeń
			0840	Odciski pieczęci urzędowych - ewidencja	B25	Bc
			0841	Zamawianie pieczęci, stempli, likwidacja	B10	Bc
		085		Opłaty pocztowe i telefoniczne
			0850	Tabele opłat	B5	Bc
			0851	Opłaty	B5	Bc	Pocztowe książki nadawcze
	09			Kontrole
		090		Plany kontroli	B5	Bc
		091		Kontrole zewnętrzne przeprowadzone przez PUP	B25	Bc	Dotyczy kontroli kompleksowych i problemowych. Pozostałe B5. Także plany kontroli, protokoły i sprawozdania, informacje o realizacji zaleceń, każda kontrola stanowi odrębną sprawę
		092		Kontrole wewnętrzne	B5	Bc
1				Kadry
	10			Zasady pracy i płac, ewidencja osobowa
		100		Przepisy dotyczące pracy, płac oraz spraw osobistych	B25	Bc	Zewnętrzne
		101		Prace, płace
			1010	Regulamin pracy	B25	Bc
			1011	Regulamin wynagrodzenia	B25	Bc
			1012	Zasady wynagrodzenia i premiowania	B25	Bc
		102		Ewidencja osobowa, legitymacje, zaświadczenia
			1020	Akta osobowe pracowników	B50	Bc
			1021	Pomoce ewidencyjne do akt osobowych	B50	Bc
			1022	Legitymacje służbowe	B5	Bc
			1023	Sprawy wojskowe pracowników	B5	Bc
			1024	Świadectwa pracy, zaświadczenia	B5	Bc
	11			Zatrudnienie i wynagrodzenie
		110		Przepisy prawne dotyczące zatrudnienia i wynagrodzenia	B10	Bc
		111		Zatrudnianie i zwalnianie pracowników
			1110	Zapotrzebowanie i nabór pracowników	B2	Bc
			1111	Zatrudnianie pracowników	B2	Bc
			1112	Zatrudnianie w godzinach nadliczbowych	B2	Bc
			1113	Praktyki, staże, przygotowania zawodowe	B5	Bc
			1114	Wykazy etapów, plany rozmieszczania pracowników	B25	Bc
			1115	Przeglądy kadrowe	B5	Bc
			1116	Zakres czynności	B5	Bc
			1117	Korespondencja w sprawach pracowniczych	B5	Bc
		112		Nagradzanie i awansowanie pracowników
			1120	Nagradzanie pracowników	B2	Bc
			1121	Dodatki do wynagrodzeń	B5	Bc
			1122	Awansowanie pracowników	B2	Bc
			1123	Nagrody jubileuszowe	B2	Bc	Jeden egzemplarz odkłada się do akt osobowych – klasa 1020
			1124	Dyplomy, listy, podziękowania	B5	Bc
			1125	Opinie o pracownikach	B5	Bc
			1126	Ocena pracowników	B5	Bc
			1127	Zawiadamianie pracownika zgodnie z przepisami kp	B5	Bc
		113		Prace dodatkowe pracowników
			1130	Zezwolenia na wykonywanie prac dodatkowych	B5	Bc	Prace zlecone
			1131	Umowy cywilnoprawne	B5	Bc
	12			Szkolenie pracowników			Zewnętrzne
		120		Przepisy prawne dotyczące szkolenia pracowników	B10	Bc
		121		Formy i metody
			1210	Kursy	B3	Bc
			1211	Sympozja, kursokonferencje	B3	Bc	Umowy
			1212	Samokształcenie, dokształcenie	B3	Bc
			1213	Zgłoszenia na szkolenia	B5	Bc
			1214	Oferty szkoleniowe pracowników PUP	Bc	Bc
	13			Dyscyplina pracy, urlopy, kary			Zewnętrzne
		130		Przepisy prawne dotyczące dyscypliny pracy, urlopów, karania pracowników	B10	Bc
		131		Dyscyplina pracy
			1310	Listy obecności pracowników	Bc	Bc
			1311	Absencja chorobowa	B5	Bc
			1312	Książki wyjść poza Urząd	B3	Bc
			1313	Ewidencja delegacji służbowych	Bc	Bc
			1314	Zachowanie tajemnicy państwowej i służbowej	B3	Bc
			1315	Analizy efektywnego czasu pracy	B25	Bc
		132		Urlopy pracownicze
			1320	Plany i wykorzystanie urlopów wypoczynkowych pracowników	B3	Bc
			1321	Urlopy okolicznościowe	B3	Bc
			1322	Urlopy macierzyńskie i wychowawcze	B3	Bc
			1323	Urlopy bezpłatne	B3	Bc
		133		Kary porządkowe i dyscyplinarne
			1330	Upomnienia, nagany	Bc	Bc
			1331	Postępowanie dyscyplinarne	B5	Bc
			1332	Zaciernie nałożonych kar	B5	Bc
			1333	Zawieszanie pracowników w czynnościach	B5	Bc
	14			Sprawy socjalno-bytowe
		140		Przepisy prawne dotyczące spraw socjalno-bytowych	B10	Bc	Wnioski, umowy o pożyczki mieszkaniowe
		141		Pożyczki mieszkaniowe	B5	Bc
		142		Pomoc socjalna
			1420	Pomoc rzeczowa i socjalna	B5	Bc
			1421	Opieka nad emerytami i rencistami	B3	Bc
			1422	Wczasy lecznicze, sanatoria	B5	Bc
			1423	Wczasy, wycieczki pracownicze i rodzinne	B5	Bc
			1424	Obozy, kolonie dla dzieci i młodzieży	B5	Bc
			1425	Imprezy sportowe dla pracowników	B2	Bc
			1426	Imprezy kulturalno-oświatowe	B2	Bc
	15			Emerytury, renty, ubezpieczenia			Zewnętrzne
		150		Przepisy prawne	B10	Bc
		151		Emerytury i renty, ubezpieczenia
			1510	Ewidencja emerytów i rencistów	B10	Bc
			1511	Wnioski o emerytury pracowników	B3	Bc
			1512	Wnioski o renty inwalidzkie pracowników	B3	Bc
			1513	Kapitał początkowy	B5	Bc	Kopie zaświadczeń odkłada się do akt osobowych
		152		Ubezpieczenia społeczne

			1520	Składki ubezpieczenia społecznego	B5	Bc
			1521	Zbiorowe ubezpieczenia pracowników	B10	Bc
			1522	Legitymacje ubezpieczeniowe	B5	Bc
	16			Bezpieczeństwo i higiena pracy			Zewnętrzne
		160		Przepisy prawne dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy	B25	Bc
		161		Stan bezpieczeństwa i higieny pracy
			1610	Przeglądy i kontrole stanu bezpieczeństwa i higieny pracy w Urzędzie	B3	Bc
			1611	Analizy i oceny stanu bezpieczeństwa i higieny pracy	B5	Bc
		162		Środki ochronne
			1620	Odzież ochronna i sprzęt ochrony osobistej	B3	Bc
			1621	Urządzenia ochronne i sanitarne	B3	Bc
			!622	Środki do utrzymania czystości	B3	Bc
		163		Wypadki przy pracy, zdrowie, choroby zawodowe
			1630	Wypadki przy pracy i w drodze do pracy	B10	Bc	Wypadki zbiorowe, śmiertelne i powodujące inwalidztwo B25
			1631	Analizy i oceny wypadkowości	B25	Bc	Korespondencja, ewidencja badań lekarskich
			1632	Badania okresowe pracowników	B5	Bc
			1633	Profilaktyka zapobiegania wypadkom	B5	Bc
2				Środki rzeczowe, bezpieczeństwo i łączność
	20			Administracja nieruchomościami
		200		Utrzymanie lokali
			2000	Utrzymanie czystości	B2	Bc
			2001	Ogrzewanie lokali i pomieszczeń	B2	Bc
			2002	Oświetlenie	B2	Bc
		201		Ochrona obiektów i mienia
			2010	Ochrona przeciwpożarowa lokali własnych	B5	Bc
			2011	Ochrona obiektów i mienia własnego	B5	Bc
			2012	Ubezpieczenia mienia	B10	Bc
	21			Gospodarka środkami ruchomymi
		210		Użytkowanie ruchomości, materiałów, narzędzi i pomocy biurowych
			2100	Źródła zaopatrzenia, dostawcy	B5	Bc

			2101	Ewidencja środków trwałych	B25	Bc
			2102	Ewidencja pozostałych środków trwałych	B25	Bc
			2103	Ewidencja ilościowa	B25	Bc
			2104	Likwidacja środków trwałych	B5	Bc
			2105	Likwidacja pozostałych środków trwałych	B5	Bc
			2106	Likwidacja ewidencji ilościowej, kasacja i upłynnianie	B5	Bc
			2107	Opłaty i czynsze za lokal	B5	Bc
			2108	Zaopatrzenia, zamówienia, przydziały	B3	Bc
			2109	Konserwacja i remonty	B3	Bc
		211		Gospodarka materiałowa i narzędziowa
			2110	Ewidencja materiałów i narzędzi	B10	Bc
			2111	Magazynowanie materiałów i narzędzi	B10	Bc
			2112	Rozliczanie zużycia materiałów	B5	Bc
			2113	Gospodarka odpadami	B2	Bc	tonery
			2114	Karty gwarancyjne	B5	Bc
		212		Inwentaryzacja
			2120	Formularze inwentaryzacyjne	B10	Bc
			2121	Komisje inwentaryzacyjne	B10	Bc	Składy komisji
			2122	Wycena i przecena	B10	Bc
	22			Inwestycje i remonty
		220		Remonty bieżące
			2200	Zapotrzebowanie na remonty bieżące	B3	Bc
			2201	Dokumentacja ogólna dotycząca spraw remontów	B3	Bc
			2202	Wykonawstwo remontów bieżących-umowy zlecenia	B5	Bc
			2203	Zaopatrzenie materiałowe	B5	Bc
			2204	Protokoły odbioru, rozliczenia	B5	Bc
	23			Informacja niejawna
		230		Ochrona informacji niejawnych	B5	Bc
	24			Ochrona danych osobowych
		240		Polityka bezpieczeństwa	B25	Bc
		241		Kontrola wewnętrzna, audyt zewnętrzny	B25	Bc
		242		Naruszenie ochrony danych osobowych	B50	Bc	Postępowanie wyjaśniające, protokoły
		243		Udostępnianie danych osobowych	B50	Bc	Udostępnianie innym jednostkom
		244		Rejestr upoważnień dostępu do danych osobowych	B50	Bc
	25			Sprawa obrony, obrona cywilna
		250		Przepisy prawne dotyczące spraw obrony i obrony cywilnej	B10	Bc	Zewnętrzne
		251		Obrona cywilna
			2510	Łączność alarmowa	B5	Bc
	26			Łączność
		260		Przepisy prawne dotyczące łączności	B10	Bc	Zewnętrzne
		261		Zaopatrzenie w sprzęt łączność
			2610	Plany zaopatrzenia w sprzęt i łączność	B5	Bc
			2611	Ewidencja sprzętu i materiałów łączności	B3	Bc
			2612	Eksploatacja sprzętu i materiałów łączności	B3	Bc
			2613	Remonty i naprawy sprzętu łączności	B3	Bc
3				Obsługa finansowo-księgowa
	30			Planowanie i wykonywanie budżetu
		300		Przepisy prawne dotyczące systemu finansowo-księgowego
			3000	Przepisy podatkowe i ubezpieczeniowe	B10	B5	Zewnętrzne
			3001	Przepisy dotyczące delegacji służbowych	B10	B5	Zewnętrzne
		301		System ewidencji finansowo-księgowej
			3010	Dowody księgowe – rejestr	B5	B5
		302		Zakładowy plan kont	B5	B5
		303		Preliminarze budżetowe i sprawozdawczości z realizacji budżetu
			3030	Preliminarze budżetowe	B5	B5
			3031	Zmiany w budżecie	B5	B5	Decyzje finansowe, korespondencja
			3032	Okresowa sprawozdawczość budżetowa	B5	B5
			3033	Sprawozdawczość budżetowa roczna i bilanse roczne	B25	B5
			3034	Sprawozdawczość okresowa Funduszu Pracy	B15	B5
			3035	Zestawienie obrotów i sald budżetu	B5	B5
	31			Rachunkowość, księgowość
		310		Księgowość budżetowa

			3100	Dowody księgowe	B5	Bc	Dokumenty – budżet, ZFŚS, PFRON
			3101	Dokumentacja księgowa	B5	Bc	Ewidencja syntetyczna i analityczna, dziennik
			3102	Dokumentacja księgowa pozabilansowa	B5	Bc
			3103	Informacje do kas chorych o obniżonych składkach zdrowotnych	B5	Bc
			3104	Noty księgowe	B5	Bc
		311		Płace, składki ZUS
			3110	Dokumentacja służąca sporządzaniu list płac	B5	Bc
			3111	Listy płac z osobowego funduszu płac	B50	Bc	Okres przechowywania wynika z art. 74 ustawy z dnia 29.09.1994 o rachunkowości
			3112	Karty wynagrodzeń z osobowego funduszu płac	B50	Bc
			3113	Informacje i deklaracje o potrąconych zaliczkach na podatek dochodowy	Bc	Bc
			3114	Deklaracje ZUS- budżet	B5	Bc
			3115	Rozliczenie podatku dochodowego Funduszu Pracy	B5	Bc
			3116	Deklaracja ZUS- Fundusz Pracy	B5	Bc
			3117	Świadczenie pieniężne z ubezpieczenia społecznego	B5	Bc
			3118	Zaświadczenie o zarobkach	B3	Bc
			3119	Zaświadczenie o zatrudnieniu RP-9	B5	Bc
		312		Obsługa kasowa
			3120	Raporty kasowe	B5	Bc
			3121	Dokumentacja kasowa	B5	Bc
			3122	Kontrola kasowa	B5	Bc
			3123	Inwentaryzacje	B5	Bc
		313		Rachunkowość
			3130	Księgi rachunkowe	B10	Bc
			3131	Uzgadnianie sald	B2	Bc
		314		Nadzór nad rachunkowością i obsługą kasową
			3140	Nadzór nad rachunkowością i księgowością	B5	Bc
	32			Sprawy finansowo- księgowe funduszy celowych
		320		Dokumentacja funduszy celowych
			3200	Dowody księgowe Funduszu Pracy	B5	Bc
			3201	Dowody księgowe programów realizowanych ze środków unijnych	B15	Bc
			3202	Zestawienie obrotów i sald Funduszy Pracy	B5	Bc
			3203	Zestawienie obrotów i sald środków UE	B5
		321		Dokumentacje do list zasiłkowych i refundowanych z Funduszu Pracy
			3210	Dokumentacja postępowania egzekucyjnego nienależnie pobranych świadczeń i innych wypłat z Funduszu Pracy	B5	Bc	Do każdego postępowania zakłada się osobne akta.
			3211	Korespondencja z organem rentowym dotycząca rozliczeń świadczeń pieniężnych pobranych przez osoby bezrobotne	B5	Bc
			3212	Ewidencja analityczna i syntetyczna Funduszu Pracy	B5	Bc
			3213	Limity wydatków budżetowych	B5	Bc
			3214	Limity wydatków Funduszu Pracy	B5	Bc
			3215	Zaangażowanie środków Funduszu Pracy	B5	Bc
			3216	Analizy wykorzystania środków Funduszu Pracy	B5	Bc
			3217	Korespondencja z osobami fizycznymi dotycząca świadczeń pieniężnych	B5	Bc
			3218	Zajęcia komornicze	B5	Bc
	33			Zamówienia publiczne, przetargi, oferty
		330		Przepisy prawne dotyczące zamówień publicznych	B10	Bc	Zewnętrzne.
		331		Rejestr zamówień publicznych	B10	Bc
		332		Dokumentacja dotycząca zamówień publicznych	B5	Bc	Dla każdego zamówienia prowadzi się odrębną teczkę.
		333		Dokumentacja dotycząca zamówień publicznych z pominięciem przepisów	B5	Bc
4				Przeciwdziałanie bezrobociu
	40			Przepisy prawne dotyczące przeciwdziałaniu bezrobociu
		400		Zbiór aktów normatywnych władz nadrzędnych	B10	Bc
		401		Interpretacja przepisów prawnych jednostek nadrzędnych
			4010	EFS- Interpretacja obowiązujących przepisów i inne wyjaśnienia	B10	Bc
		402		Opiniowanie zewnętrznych aktów prawnych	B5	Bc
		403		Opinie prawne	B5	Bc
	41			Powiatowe urzędy pracy
	42			Współdziałanie z powiatowymi radami zatrudnienia i innymi organizacjami
		420		Powiatowa Rada Zatrudnienia
			4200	Skład Powiatowej Rady Zatrudnienia	B10	Bc
			4201	Powiatowa Rada Zatrudnienia. Plany pracy i informacje z ich realizacji	B5	Bc
			4202	Powiatowa Rada Zatrudnienia. Narady	B5	Bc	Organizacja narad, zaproszeń. Protokoły
			4203	Powiatowa Rada Zatrudnienia. Uchwały. Opinie	B10	Bc
		421		Współpraca z innymi urzędami i instytucjami samorządu terytorialnego
			4210	Współpraca z urzędami pracy	B5	Bc
			4211	Współpraca z jednostkami samorządu terytorialnego	B5	Bc
		422		Współpraca z innymi instytucjami i organizacjami	B5	Bc
	43			Aktywizacja lokalnego rynku pracy
		430		Pośrednictwo pracy
			4300	Przepisy i wyjaśnienia dotyczące aktywizacji lokalnego rynku pracy	B10	Bc
			4301	Pozyskiwanie ofert pracy	B5	Bc
			4302	Oferty pracy	B5	Bc
			4303	Oferty pracy za granicą	B5	Bc
			4304	Skierowania do pracy	B5	Bc
			4305	Rejestr zwolnień grupowych	B5	Bc
			4306	Współpraca z partnerami i instytucjami rynku pracy	B5	Bc
			4307	Rejestr pracodawców	B5	Bc
		431		Analizy i oceny stanu zatrudnienia i przeciwdziałania bezrobociu
			4310	Statystyka bezrobocia i przeciwdziałania bezrobociu	B5	Bc	Wynikające z obowiązujących przepisów
			4311	Informacje i sprawozdania dotyczące przeciwdziałania bezrobociu	B5	Bc	Inne niż statystyka
			4312	Analizy i informacje o rynku pracy	B25	Bc	Analizy i informacje sporządzane celem przedstawienia ich partnerom i samorządom. Biuletyny
			4313	Raporty z wizyt u pracodawców. Informacje pracodawców o planach kadrowych.	B5	Bc	Raporty i informacje sporządzane przez pośredników pracy
			4314	EFS- informacje i korespondencja ogólna	B10	Bc	Informacje i sprawozdania dotyczące realizowanych projektów
			4315	EFS sprawozdania – wnioski o płatność	B10	Bc	Informacje i sprawozdania (wnioski o płatność) dotyczące realizowanych projektów
			4316	Analizy efektywności programów aktywizacji bezrobotnych	B5	Bc
		432		Programy rozwoju rynku pracy i ograniczania bezrobocia
			4320	Plany i programy przeciwdziałania bezrobociu – zewnętrzne	B5	Bc	Plany i programy przeciwdziałania bezrobociu innych jednostek i instytucji w tym krajowe, wojew.itp.
			4321	Założenia do sporządzania planów i programów przeciwdziałania bezrobociu	B5	Bc	Materiały, informacje, dane statystyczne i inne do sporządzania projektów
			4322	Założenia do sporządzania planów i programów przeciwdziałania bezrobociu w ramach EFS	B10	Bc
			4323	Programy przeciwdziałania bezrobociu	B10	Bc
			4324	EFS- projekty	B5	Bc
		433		Pozyskiwanie i gospodarka środkami finansowanymi na aktywizację lokalnego rynku pracy
			4330	Pozyskiwanie środków na aktywizację lokalnego rynku pracy	B5	Bc	Decyzje-informacje o przyznanych środków.Wnioski o przyznanie dodatkowych środków. Zapotrzebowanie.
			4331	Wnioski o płatność z funduszy UE	B5	Bc	Wnioski, zapotrzebowania na środki
			4332	Informacja i sprawozdania o wydatkach FP	B25	Bc
			4333	Dowody księgowe funduszy celowych	B5	Bc	Faktury, rachunki
			4334	Dokumentacja księgowa FP	B5	Bc	Dziennik Główny, książki kosztowe, karty wydatków
			4335	Deklaracje ZUS	B5	Bc
			4336	Potrącenia komornicze z zasiłków dla bezrobotnych	B50	Bc
			4337	Listy wypłat	B5	Bc	Listy wypłat świadczeń dla bezrobotnych
			4338	Potwierdzenia sald	B5	Bc
			4339	Windykacja nienależnych świadczeń	B5	Bc
		434		Pomoc bezrobotnym w przekwalifikowaniu
			4340	Planowanie szkoleń bezrobotnych i poszukujących pracy	B5	Bc	Plan szkoleń. Ustalenie wartości szkoleń pod względem zamówień publicznych z uwzględnieniem CPV
			4341	Wnioski bezrobotnych o skierowanie na kurs indywidualny	B5	Bc
			4342	Wnioski bezrobotnych o skierowanie na kurs grupowy	B5	Bc
			4343	Dokumentacja dotycząca wyboru jednostki szkoleniowej	B5	Bc
			4344	Umowy o organizację szkoleń	B5	Bc
			4345	Zwroty kosztów dojazdu na szkolenia	B5	Bc
			4346	Wnioski, umowy o finansowanie egzaminów i licencji	B5	Bc
			4347	Wnioski, umowy o pożyczki szkoleniowe	B5	Bc
			4348	Wnioski, umowy o finansowanie studiów podyplomowych	B5	Bc
		436		Poradnictwo zawodowe
			4360	Poradnictwo indywidualne	B5	Bc	Ewidencja porad indywidualnych. Dokumentacje poszczególnych porad indywidualnych.
			4361	Poradnictwo grupowe	B5	Bc	Ewidencja porad grupowych. Dokumentacja poszczególnych porad
			4362	Informacja zawodowa	B5	Bc
	44			Instrumenty Rynku Pracy
		440		Organizacja i finansowanie robót publicznych i prac interwencyjnych
			4400	Wnioski o organizację robót publicznych	B5	Bc
			4401	Organizacja robót publicznych	B5	Bc	Ewidencja zawartych umów. Teczki poszczególnych umów.
			402	Wnioski o organizację prac interwencyjnych	B5	Bc
			4403	Organizacja prac interwencyjnych	B5	Bc	Ewidencja zawartych umów. Teczki poszczególnych umów.
		441		Organizacja staży
			4410	Wnioski o zorganizowanie stażu	B5	Bc
			4411	Umowy o zorganizowanie stażu	B5	Bc	Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
			4412	Badania lekarskie	B5	Bc
			4413	Zwroty kosztów dojazdu	B5	Bc
			4414	Korespondencja różna	B5	Bc
		442		Organizacja przygotowania zawodowego dla dorosłych
			4420	Wnioski o przygotowanie zawodowe dla dorosłych	B5	Bc
			4421	Umowy o zorganizowanie przygotowania zawodowego dla dorosłych	B5	Bc	Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
			4422	Wnioski o przyuczenie do pracy dorosłego	B5	Bc
			4423	Umowy o przyuczenie do pracy dorosłego	B5	Bc	Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
			4424	Badania lekarskie	B5	Bc
			4425	Wnioski o zwrot kosztów dojazdu	B5	Bc
			4426	Korespondencja różna	B5	Bc
		443		Jednorazowe środki na podjęcie działalności gospodarczej oraz refundacja doposażenia wyposażenia stanowiska pracy
			4430	Wnioski o przyznanie jednorazowo środków	B5	Bc
			4431	Umowy o przyznanie jednorazowych środków	B5	Bc
			4432	Korespondencja dotycząca finansowania instrumentów rynku pracy	B5	Bc
			4433	Wnioski o refundację kosztów doposażenia lub wyposażenia stanowiska pracy	B5	Bc
			4434	Umowa o refundację kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy	B5	Bc
		444		Refundacja składek na ubezpieczenie społeczne
			4440	Wnioski o refundację składek	B5	Bc
			4441	Umowy o refundację składek	B5	Bc
		445		Organizacja i finansowanie zatrudnienia wspieranego
			4450	Wnioski o organizację zatrudnienia wspieranego	B5	Bc
			4451	Organizację zatrudnienia wspieranego	B5	Bc	Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
		446		Organizacja prac społecznie użytecznych
			4460	Wnioski o organizację prac społecznie użytecznych	B5	Bc
			4461	Organizacja prac społecznie użytecznych	B5	Bc	Ewidencja umów. Teczki poszczególnych umów.
			4462	Sprawozdania z prac społecznie użytecznych	B10	Bc
		447		Klub Pracy
			4470	Szkolenia z zakresu aktywnego poszukiwania pracy	B10	Bc	Dokumentacja dotycząca szkoleń
			4471	Zajęcia aktywizacyjne	B10	Bc	Dokumentacja dotycząca zajęć
			4472	Korespondencja dotycząca Klubu Pracy	B10	Bc
	45			Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych
		450		Rehabilitacja zawodowa osób niepełnosprawnych
			4500	Wnioski, umowy o finansowanie wydatków na instrumenty rynku pracy dla osób niepełnosprawnych	B5	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4501	Wnioski, umowy o przyznanie osobom niepełnosprawnym środków na podjęcie działalności gospodarczej	B5	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4502	Wnioski, umowy o udzielenie dofinansowania do wysokości 50% oprocentowania kredytów bankowych zaciągniętych przez osoby niepełnosprawne na kontynuowanie działalności gospodarczej lub prowadzenie własnego lub dzierżawionego gospodarstwa rolnego	B5	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4503	Wnioski, umowy dotyczące zwrotu poniesionych przez pracodawcę kosztów na: · adaptację pomieszczeń zakładu pracy dla potrzeb osób niepełnosprawnych, · adaptację lub nabycie urządzeń ułatwiających osobie niepełnosprawnej wykonywanie pracy, · zakup i amortyzacja oprogramowania na użytek pracowników niepełnosprawnych, · rozpoznanie przez służby medycyny pracy potrzeb związanych z przystosowaniem stanowisk pracy do potrzeb osób niepełnosprawnych.	B10	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4504	Wnioski, umowy dotyczące kosztów szkolenia i przekwalifikowania zawodowego osób niepełnosprawnych	B10	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4505	Wnioski, umowy dotyczące zwrotu kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu	B10	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4506	Wnioski, umowy o zwrot kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej	B5	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4507	Wnioski, umowy o finansowanie kosztów poniesionych przez pracodawcę na szkolenie zatrudnionych osób niepełnosprawnych	B5	Bc	Dla każdego wniosku zakłada się odrębną teczkę
			4508	Sprawozdania dot. rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych	B10	Bc
	46			Ewidencja i świadczenia bezrobotnych i poszukujących pracy
		460		Ewidencja bezrobotnych i decyzje w sprawie ustalenia uprawnień do świadczeń
			4600	Rejestracja bezrobotnych – akta bezrobotnego	B50	Bc	Ewidencja rejestrujących się bezrobotnych. Akta poszczególnych bezrobotnych
			4601	Decyzje w sprawach statusu bezrobotnego, uprawnień do zasiłku dla bezrobotnych, dodatków szkoleniowych i stypendiów	B5	Bc
			4602	Wnioski, decyzje w sprawie dodatków aktywizacyjnych	B5	Bc
			4603	Decyzje w sprawie zwrotu nienależnie pobranych świadczeń	B5	Bc
			4604	Odwołania od decyzji w sprawie ustalenia statusu bezrobotnego i uprawnień do świadczeń – rozpatrzenie odwołań	B5	Bc
			4605	Rejestr zaświadczeń bieżących i archiwalnych i inne poświadczenia wydawane bezrobotnym	B10	Bc	Rejestr zaświadczeń. Teczka zaświadczeń i innych poświadczeń wydawanych bezrobotnym.
			4606	Rejestr osób nie figurujących w ewidencji	B10	Bc	Rejestr zaświadczeń. Teczka zaświadczeń i innych poświadczeń wydawanych bezrobotnym.
			4607	Współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami w sprawie ewidencji bezrobotnych - korespondencja	B5	Bc
		461		Ewidencja poszukujących pracy
			4610	Rejestracja poszukujących pracy – akta poszukującego pracy	B5	Bc	Ewidencja poszukujących pracy. Akta poszczególnych osób poszukujących pracy.
			4611	Zaświadczenia i poświadczenia wydawane poszukującym pracy	B5	Bc	Zaświadczenia podlegają rejestracji w rejestrze zaświadczeń wydawanych poszukujących pracy.
			4612	Świadczenia z Funduszu Pracy przyznawane poszukującym pracy	B5	Bc	Wnioski, decyzje i inne dokumenty w sprawach świadczeń dla poszukujących pracy
			4613	Współdziałanie z innymi urzędami i instytucjami w sprawach ewidencji poszukujących pracy	B5	Bc
		462		Koordynacja systemów zabezpieczenia społecznego w zakresie zaświadczeń z tytułu bezrobocia
			4620	Ewidencja bezrobotnych – innych państw UE	B50	Bc	Ewidencja rejestrujących się. Teczki akt poszczególnych bezrobotnych
			4621	Decyzje o przyznaniu zasiłku	B5	Bc	Zbiór decyzji o przyznaniu zasiłku bezrobotnemu z krajów UE nie będących obywatelami polskimi
			4622	Transfer zasiłków	B5	Bc

Niniejszy wyciąg rzeczowego wykazu akt przedkładam do akceptacji celem wprowadzenia do stosowania

………………………………………………………………..

(podpis Dyrektora Urzędu)

Załącznik nr 4

WZÓR SPISU SPRAW

Rok	…………….. referent	…………………. Symbol kom.org.		………………….. Oznaczenie teczki		…………….. Tytuł teczki wg wykazu akt
		Od kogo wpłynęła		Data
Lp.	SPRAWA (krótka treść)	Znak pisma	Z dnia	Wszczęcie sprawy	Ostateczne załatwienie sprawy	Uwagi

Załącznik nr 5

(nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej)

Spis zdawczo-odbiorczy akt nr

Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Daty skrajne od – do	Kat. akt	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt w składnicy	Data zniszczenia lub przekazania
1	2	3	4	5	6	7	8

…………………………………………

data i podpis sporządzającego

Data przekazania ……………………………………..

Przekazujący akta – kierownik komórki organizacyjnej Przyjmujący akta

imię i nazwisko imię i nazwisko

……………………… …………………

podpis podpis

Załącznik nr 6

Opis teczki aktowej

Pieczęć jednostki

Komórka organizacyjna

……………………………… ……………………………………

Symbol literowy komórki kategoria archiwalna

Organizacyjnej i symbol

Klasyfikacyjny z wykazu akt

………………………………………………………………………………………..

Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego

……………………………………………

daty końcowe akt

Wytworzył:

Udostępnił:

Ostatnio zmodyfikował:

Kaczmarek Waldemar

(2010-08-10 14:47:27)

DRUKUJ TĘ STRONĘ Obrazek drukarki

ZAMKNIJ